Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami?

Share

Edison51

Redukcja kosztów, oszczędność czasu, większa wygoda i dodatkowe bezpieczeństwo – to najważniejsze zalety stosowania elektronicznego obiegu dokumentów.

Komputery i dostęp do internetu pozwalają każdemu przedsiębiorcy na jeszcze łatwiejsze i wydajniejsze prowadzenie swojej działalności gospodarczej. Jednym z rozwiązań w tym właśnie zakresie jest elektroniczny obieg dokumentów, który dostępny jest z użyciem systemów informatycznych EDI – elektronicznej wymiany danych.

Czym dokładnie jest EDI – elektroniczna wymiana danych? W jaki sposób systemy EDI wspierają elektroniczny obieg dokumentów? Jakie korzyści niosą ze sobą? Jak można skorzystać z systemu elektronicznej wymiany danych w swojej firmie?

EDI – elektroniczna wymiana danych

EDI jest skrótem pochodzącym od angielskiego „Electronic Data Interchange”, co tłumaczone jest jako elektroniczna wymiana danych.

Elektroniczna wymiana danych jest technologią, która usprawnia wymianę danych w postaci elektronicznej pomiędzy partnerami na bazie ujednoliconych formatów komunikatów.

Wymiana danych może odbywać się wtedy nawet pomiędzy różnymi systemami informatycznymi stosowanymi w przedsiębiorstwach. Korzystanie z EDI nie wymaga zatem wdrażania innych systemów, aby efektywnie przekazywać kluczowe dane biznesowe do kontrahentów i otrzymywać je od nich.

Jedną z podstawowych funkcji systemów EDI jest elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami. Można dokonywać wtedy wymiany dokumentów takich jak:

  • faktury VAT w postaci elektronicznej,
  • duplikaty faktur,
  • faktury korygujące,
  • potwierdzenia zamówień,
  • zamówienia,
  • dokumenty wysyłkowe,
  • i wiele innych.

Przejście na dokumenty elektroniczne możliwe dzięki wdrożeniu EDI związane jest z wieloma zaletami.

Korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznej wymiany dokumentów:

  • zmniejszenie kosztów stałych przedsiębiorstwa,
  • oszczędność czasu związana z wymianą dokumentów,
  • łatwiejsze i szybsze poszukiwanie odpowiednich dokumentów i danych,
  • zredukowanie błędów w dokumentach dzięki automatyzacji wymiany danych,
  • walidacja i zwiększenie poziomu bezpieczeństwa dokumentów.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów z EDI?

Zatem elektroniczna wymiana danych znacznie usprawnia elektroniczny obieg dokumentów. Na czym dokładnie polega ta operacja?

Elektroniczny obieg dokumentów wykorzystuje konkretne standardy wiadomości wspólne dla różnych systemów informatycznych. W związku z tym EDI stanowi swoistego typu pomost łączący te systemy stosowane w firmach i pozwalający na automatyzację wymiany stosowanych przez nie danych.

Firmy wykorzystujące elektroniczny obieg dokumentów nie muszą delegować pracowników do przepisywania danych z dokumentów, na przykład faktur czy zamówień, ponieważ proces ten odbywa się automatycznie. Dane z dokumentów pobierane są samoczynnie, a w efekcie przyspiesza to prace i eliminuje ryzyko błędów.

Następnie dane w systemie EDI mogą być dzielone z innymi jego użytkownikami – zarówno wewnątrz firmy, jak również na zewnątrz niej. Wymiana danych odbywa się automatycznie, więc usprawnia elektroniczny obieg dokumentów we wszystkich firmach wykorzystujących EDI.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?

Aby wdrożyć elektroniczną wymianę danych i zacząć stosować elektroniczny obieg dokumentów w swoim przedsiębiorstwie, konieczne jest skorzystanie z fachowego wsparcia w tym właśnie zakresie.

Wdrożenie polega wówczas na odpowiedniej integracji komunikacji pomiędzy systemami informatycznymi używanymi przez partnerów firmy i na zainstalowaniu odpowiedniego oprogramowania i jego konfiguracji.

Wdrożenia EDI w Polsce oferuje kilka firm. Liderem w tej branży jest Edison – przedsiębiorstwo posiadające przeszło 20 lat doświadczenia w branży elektronicznej wymiany danych.

Podsumowując, EDI, czyli elektroniczna wymiana danych oraz dostępny dzięki niej elektroniczny obieg dokumentów to sprawdzona inwestycja dla każdego przedsiębiorcy, który chciałby prowadzić swoją działalność gospodarczą jeszcze wygodniej, wydajniej, a także bezpieczniej.

mmc-300x250

300x250aasa

creditreform2

BusinessPL Magazyn

Magazine
kliknij tutaj aby przeczytać nasze najnowsze wydanie