Jak usprawnić księgowość swojej firmy?

Share

ksiegowosc-w-firmie1

Każdy przedsiębiorca w Polsce ma obowiązek prowadzić księgowość. Zależnie od typu firmy oraz osiąganych przychodów, ma on narzucony pewien schemat działań księgowych. W przypadku niektórych typów działalności oraz generowania mniejszych obrotów może mieć wybór pomiędzy kilkoma formami prowadzenia ewidencji i rozliczania podatku poprzez księgowość uproszczoną. W przypadku pozostałych podmiotów gospodarczych pełna księgowość jest narzucona z góry przez ustawodawcę. Nie ma natomiast jednej reguły dotyczącej wymagań dla osób zajmujących się prowadzeniem księgowości. Przedsiębiorcy radzą sobie z tym bardzo różnie, choć zwykle według pewnego schematu.

Samodzielne prowadzenie księgowości – kiedy można i kiedy warto?

Małe firmy, zwłaszcza te prowadzące uproszczoną księgowość, zwykle na początku wybierają samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy. Wynika to z małej ilości zdarzeń, które należy rejestrować oraz prostych formuł dotyczących tych zapisów księgowych. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej odpadają wszelkie czynności związane z obsługą księgową zatrudnianych pracowników. Do rozliczenia są przeważnie przychody pochodzące bezpośrednio z działalności oraz generowane koszty.

Zatrudnienie pracowników dostarcza kolejnych kosztów, księgowanych i rozliczanych już inaczej. Również rozszerzenie czy zmiana profilu działalności prowadzi do powstania nowych pozycji księgowych, które wymagają zapisów i okresowej weryfikacji. Połączenie rozwoju firmy, a co za tym idzie zwiększenia ilości faktur oraz zwiększania zatrudnienia nieuchronnie prowadzi do sytuacji, kiedy nawet najbardziej zorganizowany przedsiębiorca przestaje panować nad stroną finansowo-księgową. Wówczas należy rozważyć możliwość zmiany sposobu prowadzenia księgowości.

Księgowy na etacie czy outsourcing księgowości firmy?

Oba rozwiązania mają swoje zalety. Zatrudnienie księgowej pozwala ściśle kontrolować prowadzone przez nią prace i przerzucić na jej ręce niemal wszystkie sprawy finansowo-rozliczeniowe. W przypadku księgowości uproszczonej, osoba zatrudniona na tym stanowisku nie musi posiadać dużego doświadczenia. W większości przypadków wystarczy określone wykształcenie z minimalnym doświadczeniem lub dobre szkolenie kierunkowe. Sprawa staje się poważniejsza, kiedy w grę wchodzi prowadzenie pełnej księgowości. Ilość i złożoność operacji rośnie bowiem znacząco, kiedy firma przechodzi na pełną księgowość. Koszty zatrudnienia profesjonalisty w dziedzinie księgowości są naprawdę wysokie, a ryzyko trafienia na osobę niekompetentna ponosi właściciel lub/i zarząd firmy.

Na tym etapie warto rozważyć zlecenie prac księgowych wyspecjalizowanej firmie outsourcingowej. Wybór ofert jest obecnie na tyle duży i różnorodny, że każdy przedsiębiorca bez problemu dopasuje odpowiadające mu warunki współpracy. Warto tu zaznaczyć, że profesjonalne biura księgowe i rachunkowe legitymują się ubezpieczeniem od ryzyka błędów, które mogą wygenerować. Wbrew pozorom to nie działania, mające na celu ucieczkę od skutków własnej niekompetencji, lecz wyraz wysokiej świadomości rodzaju prowadzonych działań.

W dobie szybko zmieniających się przepisów, niejednoznacznych interpretacji oraz przybywających pozycji księgowych, ryzyko popełnienia niezamierzonych błędów jest ogromne. Firma outsourcingowa oferująca taką formę zabezpieczenia nie tylko ubezpiecza siebie od wysokich kosztów pomyłek, ale zapewnia spokój swoim zleceniodawcom. W razie kłopotów to nie oni ponoszą koszty finansowe ewentualnych kar lub naliczanych odsetek.

Wybór sposobu prowadzenia księgowości – w ramach stanowiska w firmie czy zlecenia zewnętrznego – powinien być dogłębnie przemyślany i wiązać się nie tylko z bieżącymi możliwościami firmy – choć one są oczywiście niezwykle istotne. Nie mniej ważne jest jednak planowanie strategiczne – w tym przypadku określenie, jak szybko i w jakim kierunku firma ma się rozwijać. Może się bowiem okazać, że zatrudnienie księgowej generuje koszty niewspółmierne do przychodów firmy, a zmiany osobowe to zawsze kolejne koszy i nowe ryzyko dla pracodawcy.
Źródło: MDDP Outsourcing - Biuro rachunkowe Warszawa

mmc-300x250

300x250aasa

creditreform2

BusinessPL Magazyn

Magazine
kliknij tutaj aby przeczytać nasze najnowsze wydanie