Obsługa firma w dzisiejszych czasach nie jest już taka prosta jak odbywało się to w czasach zamierzchłych ( czyli kilkadziesiąt lat wstecz ). Obecnie już nie wystarcza kalkulator czy zwykły ołówek z notatnikiem. Dzisiaj potrzebujemy wyspecjalizowanych narzędzi które dadzą sobie radę z narastającą w lawinowym tempie ilością informacji o naszych potencjalnych klientach.
Nipy, regony, adresy korespondencyjne czy konta do przelewów bankowych – w świecie informatycznym przepływ informacji jest ogromny i jeszcze przyśpiesza.
Program do faktur w znacznym stopniu pozwala zautomatyzować nasza pracę i zaoszczędza nam czasu na żmudnych i powtarzających się czynnościach. Dodatkowo jednak przy jego pomocy wystawiamy faktury, księgujemy wpłaty i wypłaty i prowadzimy podstawową księgowość. Programy do fakturowania można podzielić ze względu na stopień ich zaawansowania.
Proste z podstawowymi funkcjami przeznaczone są dla mikro przedsiębiorstw i indywidualnych działalności. Bardziej zaawansowane wykorzystywane mogą być z profesjonalnymi programami księgowo- magazynowymi w firmach zatrudniających co najmniej 20 osób. Nowością w tego typu programach jest wbudowana integracja z najpopularniejszymi sklepami internetowymi, przez co sprzedaż on-line jet łatwa i przyjazna dla użytkownika.
Bardzo często, nawet w najprostsze wersje autorzy wzbogacają o przydatną bazę adresów kodów pocztowych, możliwość sprzedaży w wielu walutach oraz połączenie z serwisami aukcyjnymi. Pewne, stałe elementy są wpisywane jednokrotnie , np. dane naszych kontrahentów – adres, kod, konto , czy numer telefonu, aby w późniejszym czasie bez problemu można je było swobodnie samemu edytować. Edycja stawek VAT przy często zmieniającym się prawie w naszym kraju jest także bardzo przydatną funkcją. Zupełną nowością jest obecnie oprogramowanie działające nie na komputerze użytkownika, ale on-line na zewnętrznych serwerach. Jest to bardzo przydatna funkcja, zwłaszcza dla osób które sporo podróżują, a nie wystawiają dużej ilości faktur w miesiącu.