Przepisy prawne nakładają na właścicieli przedsiębiorstw obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Dokonuje się tego nie tylko w celach ewidencji pracowników, ale także w kontekście ewentualnej kontroli organów do tego uprawnionych. Dokumentacja musi być składowana miejscu, które pozwala na szybkie zweryfikowanie poszczególnych pism i druków. Aby poszczególne dokumenty były zawsze dobrze zabezpieczone, można je składować w specjalnie przeznaczonych do tego warunkach. Coraz częstszym sposobem na ich magazynowanie są szafy metalowe, które znajdują swoje zastosowanie przede wszystkim w dużych zakładach przemysłowych i przedsiębiorstwach zatrudniających przynajmniej kilkunastu pracowników.
W jakich miejscach instaluje się szafki metalowe?
System szafkowy bazujący na metalowej konstrukcji posiada zadowalające parametry wytrzymałościowe. Są to specjalnego rodzaju meble, dzięki którym przedsiębiorstwo może zadbać o optymalną ochronę przechowywanych pism, rejestrów, dzienników oraz wszelkiego rodzaju dokumentów firmowych. Szafki metalowe, ze względu na swoją wysoką użyteczność, są coraz częstszym elementem nie tylko biur korporacyjnych, ale także i zakładów przemysłowych czy fabryk. Dzięki właściwościom ochraniającym niweluje się w ten sposób ryzyko ingerencji i uzyskania dostępu w przypadku osób trzecich. Nowoczesne systemy mogą być wyposażane w elektroniczne panele i zamki, dzięki czemu bez problemu można wyznaczyć dostęp wyłącznie określonej liczbie pracowników zajmujących się archiwizacją dokumentów.
Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów
Prawo nie jest jedynym czynnikiem, do którego przedsiębiorcy muszą się dostosowywać. Wszelkiego rodzaju tajemnice firmowe, projekty i prototypy, założenia know-how również są przechowywane w ramach firmowego archiwum. Nieupoważniony dostęp, np. pracownika inspirowanego przez konkurencję, może doprowadzić do wycieku bardzo ważnych informacji o działalności marki. Zastosowanie szafek wykonanych z trwałego metalu marginalizuje to ryzyko i sprawia, że do ich wnętrza w zasadzie nie da się uzyskać dostępu bez certyfikacji. Podobnie jak biurka metalowe, tak i szafy aktowo kartotekowe zapewniają bezpieczeństwo dokumentów firmowych, chroniąc je przed wykradzeniem.
Ochrona dokumentów przed czynnikami zewnętrznymi
Oprócz czynników ludzkich, dokumenty mogą także ulec zniszczeniu ze względu na nieuważne i ryzykowne przechowywanie. Dzieje się tak np. w przypadku powodzi, wichury czy zwarcia obecnego w instalacji elektrycznej, które doprowadza do pożaru. Drewniane półki, papierowe teczki i niezabezpieczone pomieszczenia są szczególnie narażone na działanie sił natury, także tych najmniej oczekiwanych. W przypadku mebli metalowych ryzyko jest mocno redukowane, dzięki czemu nawet w sytuacji kryzysu można oczekiwać, iż ważne pisma firmowe pozostaną w nienaruszonym kształcie, także podczas np. uszkodzenia ściany czy niewielkiego pożaru. Podsumowując, metalowe zabezpieczenia skutecznie chronią dokumenty przed negatywnymi zjawiskami. Pozwalają na łatwą archiwizację ogromnej ilości dokumentów, przy zachowaniu optymalnego poziomu bezpieczeństwa.