Profesjonalne przechowywanie dokumentów to dla współczesnych firm coraz większe wyzwanie – wraz ze zmieniającymi się regułami prawnymi dotyczącymi sposobu i czasu ich przechowywania czy niszczenia rośnie także popularność firm wyspecjalizowanych w skanowaniu, osuszaniu, archiwizowaniu, przechowywaniu oraz niszczeniu dokumentów. Jakie mogą one przynieść korzyści dla biznesu?
Ogrom pracy, który stoi przed osobą niszczącą dokumenty, możemy przedstawić na prostym przykładzie urzędnika państwowego. Wyobraźmy sobie tysiące kartek, które tworzą wysoce zbiurokratyzowane władze zarówno na szczeblu samorządowym, jak i państwowym.
Według badań Eurostatu (European Statistical Office - Europejski Urząd Statystyczny) w całej Unii Europejskiej bardziej zbiurokratyzowane są tylko Rumunia i Bułgaria. Załóżmy zatem, że polski urzędnik, odpowiadając na wszelkie zapytania, wnioski czy tworząc analizy lub pisząc odmowy, tworzy średnio 20 dwustronnie zapisanych kartek dziennie. W Polsce na umowę o pracę zatrudnionych jest ponad 430 tys. urzędników administracji publicznej.
Jeśli każdy pracownik administracji publicznej zapisuje dziennie 20 kartek, które muszą znaleźć się w archiwum, to w całym kraju każdego dnia roboczego powstaje w urzędach prawie 9 mln takich dokumentów.
Jeśli waga jednej kartki papieru to 5 g, to każdego dnia administracja publiczna generuje 43 tony dokumentacji papierowej, która wymaga zarchiwizowania w specjalnych warunkach mikroklimatycznych. W skali całego roku (a w 2014 roku będą 252 dni robocze) w Polsce urzędnicy wytworzą prawie 11 tys. ton papierowych akt, którymi można by wypełnić po brzegi 452 tiry.
Segregatory z tymi dokumentami ustawione jeden obok drugiego stworzyłyby w ciągu roku pas o długości ponad 430 km, czyli dłuższy niż droga z Gdańska do Częstochowy. Wymienione liczby będą dużo większe, jeśli poza administracją publiczną pod rozwagę weźmiemy jeszcze innych pracowników tzw. budżetówki. Z budżetu państwa wynagrodzenie otrzymuje prawie 5% Polaków, czyli niespełna 2 mln osób zatrudnionych w bezpieczeństwie publicznym, pomocy społecznej, edukacji, obronie narodowej, obsłudze rynku pracy, rent i emerytur, wymiarze sprawiedliwości. Taka rzesza ludzi co roku wytwarza 19 mln segregatorów dokumentów o wadze prawie 50 tys. ton, które można by ustawić w pas o długości prawie 2 tys. km, czyli odcinka równemu odległości z Madrytu do Berlina.
Koszt przechowywania takiej liczby dokumentów przez pięć lat jest ogromny, trudno nawet podać konkretną kwotę, choć pewne wyobrażenie daje choćby przywołanie kosztów, jakie podatnicy ponoszą za niszczenie dokumentacji.
Zniszczenie wszystkich dokumentów papierowych z danego roku należy z budżetu wygospodarować aż 90 mln zł. Dla porównania, profesjonalne firmy świadczące usługę niszczenia dokumentów, jak na przykład Rhenus Data Office, wyceniają zniszczenia takiej ilości papieru na połowę mniej. Zyski dla każdego przedsiębiorstwa nietrudno jest zatem sobie wyobrazić. Pełną infografikę omówioną pokrótce w artykule i więcej informacji o zarządzaniu dokumentami znajdą Państwo pod adresem:
http://www.rhenus-data.pl/baza-wiedzy/publikacje-branzowe/infografika.html
