JAK PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTY W BIURZE?

Share

Składowanie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz dotyczących działalności danej instytucji, przedsiębiorstwa lub fundacji to duże wyzwanie. Biorąc pod uwagę, że należy zapewnić im należyte bezpieczeństwo, a także ilość dokumentów, jakie powstają każdego miesiąca i fakt, że czas ich składowania to minimum 5 lat, nic dziwnego, że w niejednej firmie potrzebne jest całe archiwum. Jak zorganizować to pomieszczenie, by było wygodne i praktyczne i zmieściło się w nim jak najwięcej teczek oraz segregatorów?

Przede wszystkim – wygodne regały
Decydując się na to, gdzie będziemy przechowywać dokumenty firmowe, warto od razu zapamiętać, że wraz z upływającym czasem będzie ich znacznie przybywać. Nawet w jednoosobowej firmie potrzebna jest szafka na dokumenty. Jeśli możemy poświęcić całe pomieszczenie na archiwum, to wybór odpowiednich regałów nie jest problemem. Sporo firm oferuje całe systemy mebli do archiwizacji dokumentów, znajdziemy takie na przykład w ofercie Fabryki Mebli Biurowych Wuteh. Rozważając zakup warto zastanowić się nad wyborem szaf zamykanych – na papierze łatwo osadza się kurz i roztocza. Zamykane szafki chronią nieco przed niszczeniem dokumentów.

Jeśli jednak nie możemy wyznaczyć pod przechowywanie dokumentów osobnego pomieszczenia, można wykorzystać przestrzeń w biurze. Każdy kąt, który jest wolny, można zająć szafkami. Pod ten cel można wyznaczyć nawet korytarz – doskonale sprawdzą się tam szafki zamykane na klucz. Najważniejsze dokumenty, podobnie jak kodeksy, zbiory przepisów i poradniki, warto trzymać pod ręką – na nie przeznaczyć możemy półkę nad biurkiem lub osobny regał w pobliżu miejsca pracy. Gdy prowadzimy firmę w domu warto przeznaczyć osobną szafkę tylko na zbieranie dokumentacji, mogą to także być specjalne kontenery. Warto zadbać, by do dokumentów księgowych nie miały dostępu małe dzieci albo zwierzęta domowe, jak także osoby niepowołane, nie chcemy, by na przykład w zestawienia przychodów zaglądała nam wścibska ciotka żony.

Zadbaj o odpowiednie uporządkowanie
Wyobraź sobie niezapowiedzianą kontrolę z urzędu. Pani prosi Cię o konkretne dokumenty, Twoja księgowa biega jak oszalała, sekretarka usiłuje jej pomóc, a Ty się zastanawiasz, gdzie podziały się te profesjonalne na co dzień kobiety. Wprowadzenie od razu jasnych zasad porządkowania dokumentów jest niezwykle ważne. Co prawda, większość księgowych zwykle to robi, jednak rzadko zaznajamia z tym innych, a coraz mniej z nich pracuje na pełen etat. Podobnie jest także, gdy prowadzi się działalność jednoosobową – porządek w dokumentacji i bieżące jej archiwizowanie to podstawa. By to ułatwić, warto zapisać sobie zasady i następnie ich przestrzegać. Taka uproszczona instrukcja kancelaryjna sprawdzi się zarówno w małej, jak i większej firmie.

By ułatwić porządkowanie dokumentów warto zakupić teczki, pojemniki, segregatory w różnych kolorach i zdefiniować do czego będzie dany kolor używać.