Przez lata małe firmy miały bardzo niewiele ograniczeń związanych ze sposobem prowadzenia KPiR, wielu przedsiębiorców robiło to w zeszycie lub w formie wydruków z arkusza kalkulacyjnego umieszczanych w segregatorze. Od 2026 roku część przedsiębiorców rozliczających PIT musi już prowadzić księgi podatkowe przy użyciu programu komputerowego. Kolejna grupa zostanie objęta tym obowiązkiem od stycznia 2027 roku. Zmienia się też sposób przekazywania danych do urzędu skarbowego, ponieważ informacje z KPiR będą raportowane w strukturze JPK.
Kto musi prowadzić elektroniczną KPiR od 2026 roku?
Od 1 stycznia 2026 roku nowe zasady obowiązują przedsiębiorców rozliczających podatek dochodowy od osób fizycznych, którzy przesyłają JPK_V7M, czyli miesięczny plik JPK dotyczący VAT. Jeśli taki przedsiębiorca prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, od początku tego roku musi robić to przy użyciu programu komputerowego.
Podobne zasady obejmują przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe oraz osoby rozliczające ryczałt i prowadzące ewidencję przychodów.
Pozostali podatnicy PIT mają późniejszy termin. Od 1 stycznia 2027 roku elektroniczne prowadzenie ksiąg obejmie także pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników przesyłających JPK_V7K, czyli rozliczających VAT kwartalnie.
Przedsiębiorca rozliczający VAT miesięcznie powinien więc już prowadzić księgę elektronicznie. Przy rozliczeniu kwartalnym obowiązek pojawi się od początku 2027 roku.
Elektroniczna KPiR to także nowy plik JPK_PKPIR
Zmiana dotyczy również sposobu przekazywania danych z księgi do administracji skarbowej.
Dla przedsiębiorców prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów przygotowano strukturę JPK_PKPIR. Osobna struktura JPK_ST obejmuje ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Przedsiębiorcy objęci zmianą od 2026 roku po raz pierwszy przekażą dane w nowej formie w 2027 roku, za rok podatkowy 2026. Plik będzie wysyłany po zakończeniu roku, w terminie powiązanym ze złożeniem rocznego zeznania podatkowego.
Pierwsza wysyłka przypada więc dopiero na 2027 rok, ale księga za 2026 rok musi być prowadzona elektronicznie już od stycznia.
JPK_PKPIR nie będzie wysyłany co miesiąc
Nowy obowiązek różni się pod tym względem od JPK_VAT. JPK_PKPIR nie będzie kolejnym plikiem przesyłanym co miesiąc.
Księgę przekazuje się po zakończeniu roku podatkowego, w terminie powiązanym ze złożeniem rocznego zeznania PIT. Przez cały rok trzeba jednak prowadzić ją na bieżąco.
Ministerstwo Finansów przygotowało osobne struktury dla poszczególnych rodzajów dokumentacji:
- JPK_PKPIR – dla Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów,
- JPK_EWP – dla ewidencji przychodów prowadzonej przez podatników na ryczałcie,
- JPK_ST – dla ewidencji lub wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Pełna księgowość korzysta z innych struktur, m.in. JPK_KR_PD i JPK_ST_KR.
Czy arkusz kalkulacyjny wystarczy do prowadzenia KPiR?
Przy papierowej księdze przedsiębiorca skupiał się przede wszystkim na prawidłowym ujmowaniu przychodów i kosztów. Przy elektronicznym raportowaniu dochodzi jeszcze kwestia przygotowania danych w strukturze wymaganej przez Ministerstwo Finansów.
Samo prowadzenie tabeli zapisanej na komputerze nie daje pewności, że przedsiębiorca będzie w stanie wygenerować poprawny JPK_PKPIR. Potrzebne są dane zapisane w sposób zgodny z wymaganiami struktury oraz możliwość przygotowania właściwego pliku.
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne formularze, które pozwalają wprowadzić dane i przesłać wymagane pliki JPK. Resort wskazuje jednocześnie, że nie udostępnia programu służącego do bieżącego prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ewidencji przychodów czy ewidencji środków trwałych.
Przedsiębiorca prowadzący księgowość samodzielnie musi więc wybrać narzędzie, w którym będzie księgował dokumenty przez cały rok i przygotowywał dane potrzebne do późniejszego raportowania.
Program do obsługi Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów
Przy samodzielnym rozliczaniu firmy program do obsługi Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów powinien obsługiwać nie tylko bieżące wpisy w KPiR, ale również dane potrzebne do przygotowania nowych struktur JPK.
Program do samodzielnej księgowości Systim poza przygotowywaniem plików JPK, pozwala także na wystawianie faktur, importowanie faktur z KSeF, prowadzenie KPiR, ewidencję środków trwałych oraz amortyzację.
Firma, która dotychczas prowadziła księgowość ręcznie albo w prostym arkuszu, powinna przejść na nowe rozwiązanie przed początkiem roku objętego obowiązkiem. Dzięki temu wszystkie dokumenty od stycznia będą ewidencjonowane w jednym systemie.
Raportowanie KPiR i ewidencji środków trwałych
Przedsiębiorca posiadający firmowy samochód, komputer, maszyny albo inne składniki majątku zaliczone do środków trwałych powinien uwzględnić również strukturę JPK_ST.
Ministerstwo Finansów rozdzieliło dane z KPiR i ewidencji środków trwałych na dwa pliki. JPK_PKPIR obejmuje dane z księgi, a JPK_ST informacje z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W dokumentacji powinny więc być uporządkowane nie tylko bieżące przychody i koszty, ale również informacje dotyczące majątku firmy oraz naliczanej amortyzacji.
W działalności prowadzonej od wielu lat szczególnie ważne mogą być starsze pozycje w ewidencji. Zakup środka trwałego, późniejsze ulepszenia, sprzedaż albo likwidacja powinny być prawidłowo zapisane, ponieważ dane te będą później wykazywane w strukturze JPK_ST.
W 2027 roku elektroniczne księgi obejmą także pozostałych przedsiębiorców
Firmy, których obowiązek nie objął od początku 2026 roku, mają czas na przygotowanie się do końca grudnia. Od 1 stycznia 2027 roku księgi przy użyciu programu komputerowego będą prowadzić również pozostali przedsiębiorcy rozliczający PIT.
Pierwsze pliki dotyczące ich ksiąg zostaną przekazane w 2028 roku za rok podatkowy 2027.
Właściciel firmy, który nadal prowadzi KPiR ręcznie, powinien więc sprawdzić przede wszystkim sposób rozliczania VAT. Miesięczny JPK_V7M oznacza, że obowiązek elektronicznego prowadzenia księgi już go dotyczy. Przy JPK_V7K oraz w przypadku pozostałych przedsiębiorców zmiana nastąpi od początku 2027 roku.