Firma sprzedaje, wystawia faktury i kończy miesiąc z zyskiem. Brakuje jednak pieniędzy na pensje, podatki i kolejne zamówienia. Specjaliści firmy Regis często spotykają się z przedsiębiorcami, którzy właśnie w taki sposób opisują swoją sytuację. Problem zwykle tkwi w fakturach, za które kontrahenci jeszcze nie zapłacili. Przychód został już wykazany, koszty poniesione, a gotówki nadal nie ma.
Jak firma może mieć zysk i jednocześnie nie mieć pieniędzy?
Firma może osiągnąć zysk, zanim otrzyma zapłatę od swoich klientów. Wynika to z zasad księgowania przychodów i kosztów. Sprzedaż trafia do ksiąg, choć należność za wystawioną fakturę wpłynie za 30, 60 czy 90 dni. Czasami jeszcze później.
Załóżmy, że producent sprzedał towar za 100 tys. zł. Jego koszty wyniosły 75 tys. zł, więc na tej transakcji zarobił 25 tys. zł. Towar został wydany, pracownicy otrzymali pensje, dostawcy czekają na zapłatę. Nabywca ma jednak dwa miesiące na uregulowanie faktury. W księgach jest przychód i zysk. Na koncie nie pojawiła się jeszcze ani złotówka z tej sprzedaży.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości firma wykazuje przychody i związane z nimi koszty w okresie, którego dotyczą, nawet jeśli nie dostała jeszcze zapłaty1. Dlatego zysk widoczny w dokumentach nie oznacza, że pieniądze są już na jej koncie.
Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, kiedy klient przekroczy termin płatności. Według badania przeprowadzonego na zlecenie Grupy BIK aż 84% przedsiębiorców ma kontrahentów, którzy nie regulują zobowiązań w terminie. Co trzecia firma czeka na zapłatę faktury dłużej niż 60 dni2.
– Największy problem pojawia się w momencie, kiedy firma przyjmuje kolejne zamówienia i w związku z tym musi zainwestować w materiały, transport czy pracowników – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, prezes firmy Regis sp. z o.o. – Sprzedaż rośnie, ale razem z nią rośnie kwota zamrożona w fakturach. W pewnym momencie przedsiębiorcy zaczyna brakować pieniędzy na realizację następnych zleceń i codzienne funkcjonowanie – dodaje prezes Brzostowiecki z firmy Regis.
Czym różni się zysk od płynności finansowej?
Zysk mówi o tym, że przychód firmy okazał się wyższy od poniesionych kosztów. Płynność finansowa natomiast wskazuje na to, czy przedsiębiorstwo posiada odpowiednie środki na bieżące wydatki i może płacić swoje zobowiązania w terminie.
Obie wartości opisują firmę z innej strony. Przedsiębiorstwo może mieć:
- zysk i wystarczającą ilość gotówki;
- zysk, ale za mało gotówki;
- stratę, a mimo to środki na koncie, na przykład z kredytu lub wcześniejszych oszczędności.
W drugim przypadku zlecenia przynoszą dochód, ale klienci płacą później niż firma musi opłacić pracowników, podatki, leasing, paliwo lub dostawców. Powstaje luka. Im więcej faktur czeka na zapłatę, tym większej kwoty brakuje w codziennym obrocie.
Wystarczy kilka faktur na wysokie kwoty z długim terminem płatności, żeby płynność finansowa dostała zadyszki. Firma wykonała już swoją część umowy i sfinansowała całe zamówienie. Teraz przez dwa lub trzy miesiące udziela odbiorcy darmowego kredytu kupieckiego.
Dlatego wysoki zysk nie zabezpiecza przedsiębiorstwa przed utratą płynności. Pensje, składki i faktury od dostawców opłaca się pieniędzmi znajdującymi się na rachunku, a nie kwotą wykazaną w rachunku zysków i strat.
Dlaczego utrata płynności finansowe jest groźna nawet dla firmy, której dobrze się wiedzie?
Bo wtedy właściciel firmy sam może przestać płacić swoim kontrahentom, np. dostawcom, a nie mając surowców wyjściowych, nie jest w stanie zrealizować - a tym samym przyjmować - kolejnych zleceń.
Zwykle wygląda to tak, że najpierw pojawiają się niewielkie przesunięcia. Faktura za materiały zostaje opłacona kilka dni później, zakup towaru trzeba ograniczyć, a zaplanowana inwestycja może przecież poczekać. Jeśli klienci nadal nie płacą, sytuacja zaczyna się pogarszać. Firma korzysta z limitu na rachunku, pożycza pieniądze albo sama prosi swoich dostawców o dodatkowy czas.
Właśnie w ten sposób powstaje zator płatniczy. Wystarczy jeden niezrealizowany przelew, żeby przewrócić pierwszą kostkę domina i wywołać problemy z płatnościami w kolejnych firmach. Firma, która nie dostała pieniędzy od odbiorcy, przestaje terminowo płacić własnym kontrahentom.
– Najtrudniejszy moment przychodzi wtedy, gdy brak gotówki zaczyna ograniczać sprzedaż. Przedsiębiorca ma zamówienia, ale nie może kupić materiałów potrzebnych do ich realizacji – mówi Piotr Brzostowiecki, Prezes Zarządu firmy skupującej faktury Regis sp. z o.o. – Traci przez to szansę na zarobek, choć chętnych na jego produkty czy usługi nie brakuje. Problem nie leży w marketingu ani w pozyskiwaniu klientów, tylko w niezapłaconych fakturach – dodaje Brzostowiecki z Regis.
Jak poznać, że niezapłacone faktury zaczynają szkodzić firmie?
Pierwszy sygnał to oczywiście brak pieniędzy na bieżące wydatki, mimo utrzymującej się wysokiej sprzedaży.
Niepokój powinny wzbudzić następuję kwestie:
- coraz większa część sprzedaży istnieje wyłącznie na fakturach,
- firma czeka na kilka dużych przelewów od jednego klienta,
- klienci stale przekraczają terminy płatności,
- pieniądze na podatki, wynagrodzenia lub dostawy trzeba pożyczać,
- kolejne zamówienia są odkładane z powodu braku środków,
- przedsiębiorca sam zaczyna płacić swoje faktury po terminie.
Warto również policzyć, jaka kwota została zamrożona w przeterminowanych fakturach. Takie zestawienie od razu wykaże, czy mamy do czynienia z problemem, który może zagrozić całej działalności.
Część należności można przeznaczyć do sprzedaży. Istnieją na rynku takie firmy jak Regis Skup Faktur, które analizują faktury, sprawdzają dokumenty potwierdzające wykonanie zlecenia oraz weryfikują sytuację finansową firmy dłużnika. Jeżeli wierzytelność spełnia warunki wykupu, przedsiębiorca może odzyskać część pieniędzy wcześniej, zamiast czekać na spłatę przez kolejne tygodnie lub miesiące.
Jak poprawić sytuację finansową firmy?
Płynność finansową można poprawić, skracając czas oczekiwania na zapłatę i ograniczając kwoty zamrożone w fakturach.
Przy nowych zamówieniach należy ustalać krótsze terminy płatności, pobierać zaliczki albo dzielić większe zlecenia na etapy. Dzięki temu część pieniędzy wpływa jeszcze w trakcie wykonywania umowy. Znaczenie ma również szybkie wystawianie faktur. Rachunek wysłany tydzień po zakończeniu pracy automatycznie opóźnia zapłatę o kolejne 7 dni.
Krótkie przypomnienie klientowi o fakturze przed terminem płatności pozwala sprawdzić, czy faktura dotarła i została zaakceptowana. Po upływie terminu nie warto czekać kilku tygodni na reakcję klienta. Im wcześniej firma zajmie się zaległą należnością, tym więcej możliwości pozostaje do wyboru, np. można zarówno przekazać dług do windykacji, jak i przekazać wierzytelność do skupu faktur.
Jeżeli pieniądze są potrzebne od razu, warto rozważyć sprzedaż faktury. To rozwiązanie pozwala otrzymać uzgodnioną kwotę wcześniej i przeznaczyć ją na towar, wynagrodzenia, podatki albo realizację następnego zamówienia.
Na czym polega sprzedaż faktury?
Sprzedaż faktury polega na przeniesieniu wierzytelności na firmę skupującą wierzytelności w zamian za ustaloną kwotę. Po zawarciu umowy przedsiębiorca otrzymuje pieniądze, a skup faktur przejmuje prawo do dochodzenia zapłaty od dłużnika.
Do wyceny można zgłosić fakturę wystawioną przez polską firmę innej polskiej firmie.
Wysokość oferty zależy przede wszystkim od:
- kwoty na fakturze,
- wieku należności,
- sytuacji finansowej firmy dłużnika,
- dokumentów potwierdzających wykonanie usługi lub dostarczenie towaru,
- ewentualnego sporu między stronami,
- zapisów dotyczących możliwości cesji wierzytelności.
Przedsiębiorca zwykle może otrzymać od 50% do 80% wartości faktury. Każda sprawa wymaga osobnej oceny, dlatego samej kwoty wykupu nie da się ustalić wyłącznie na podstawie wartości widniejącej na dokumencie.
– Przy skupie faktur liczy się nie tylko to, ile dłużnik ma zapłacić. Sprawdzamy również, kiedy powstała należność, z czego wynika i czy dokumenty potwierdzają wykonanie umowy – wyjaśnia zasady przyjmowania faktur do skup Piotr Brzostowiecki, prezes firmy Regis. – Im lepiej udokumentowana i nowsza wierzytelność, tym większa szansa na korzystną ofertę jej wykupu – dodaje.
Sprzedaż faktury nie oznacza zaciągnięcia kolejnego kredytu. Firma zamienia należność, którą już posiada, na pieniądze dostępne wcześniej. Ponosi koszt tej operacji, ale uzyskuje gotówkę natychmiastowo (zwykle w 24 godziny), którą potrzebuje do dalszego prowadzenia działalności.
Czy firma może mieć jednocześnie zysk i problemy finansowe?
Tak, ponieważ zaksięgowany dochód nie pokryje niezbędnych wydatków. Pokryje je gotówka na koncie. Kwota widniejąca na fakturze za nic nie zapłaci, dopóki pieniądze z niej wynikające nie trafią na konto.
Dlatego poza wynikiem finansowym trzeba regularnie sprawdzać faktury, które nadal czekają na zapłatę. Jedna zaległość może nie być dużym problemem. Gorzej, kiedy zbierze się ich kilka, zwłaszcza na większe kwoty. Wtedy zaczyna brakować pieniędzy na kolejne zamówienia, choć klientów i pracy wcale nie ubywa.
Przedsiębiorca nie zawsze musi czekać, aż dłużnik w końcu zapłaci. Fakturę można zgłosić do wyceny i sprawdzić, ile da się za nią otrzymać. Regis skupuje faktury wystawione innym firmom, także po terminie płatności. Dzięki temu część pieniędzy może szybciej wrócić do firmy i znów pracować na rzecz biznesu.
Przypisy:
1 ELI – Elektroniczny Dziennik Ustaw. 2023. „Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 4 listopada 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o rachunkowości.” Dostęp 21 września 2026. https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html
2 BIK. 2026. „84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach – czas odwrócić ten trend.” Dostęp 21 września 2026. https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend