Konto firmowe za 0 zł nie zawsze jest najtańszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy. Opłaty za kartę, przelewy, przewalutowania czy obsługę gotówki mogą w ciągu roku kosztować więcej niż samo prowadzenie rachunku. W przypadku sklepów internetowych, freelancerów i firm współpracujących z zagranicznymi kontrahentami znaczenie mają również możliwości rozliczania sprzedaży, integracja z księgowością i dostęp do pieniędzy. Jak wybrać konto firmowe, które odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa?

Jak porównać konta firmowe i wybrać odpowiedni rachunek?

Oferty banków różnią się nie tylko wysokością opłat, ale również zakresem usług oraz warunkami ich bezpłatnego udostępniania. Pomocnym punktem wyjścia jest ranking kont bankowych, w którym można porównać rachunki oferowane przedsiębiorcom, koszty podstawowych operacji oraz dostępne promocje.

Przy analizie ofert najlepiej uwzględnić wydatki z całego roku, a nie tylko koszty pierwszego miesiąca. Szczególnego znaczenia nabiera to przy rachunkach, których prowadzenie jest darmowe przez określony czas, oraz przy promocjach wymagających regularnych płatności kartą.

Wybór powinien również uwzględniać formę działalności. Konto przeznaczone dla JDG może nie być dostępne dla spółki. Inne będą też wymagania firmy usługowej, która otrzymuje kilka większych płatności miesięcznie, a inne sklepu rozliczającego setki zamówień i zwrotów.

Dla freelancera współpracującego z zagranicznymi klientami najwięcej może znaczyć dobry kurs walutowy i tanie przelewy SEPA. Dla sklepu internetowego większą korzyścią będzie sprawna integracja z księgowością i możliwość obsługi dużej liczby transakcji. Firma zatrudniająca pracowników może natomiast potrzebować rozbudowanych funkcji autoryzacji i zarządzania dostępem do rachunku.

Najtańsze konto firmowe nie musi mieć największej premii ani najdłuższej listy dodatkowych usług. O jego opłacalności decyduje koszt operacji, które przedsiębiorca rzeczywiście wykonuje, oraz możliwości obsługi finansów wraz z rozwojem działalności.

Konto firmowe dla sklepu internetowego. Liczy się sposób rozliczania sprzedaży

W e-commerce pieniądze rzadko trafiają na rachunek przedsiębiorcy bezpośrednio po każdym zakupie. Płatności obsługują operatorzy bramek płatniczych, platformy marketplace i firmy oferujące różne metody rozliczeń. Środki mogą być przekazywane zbiorczo, a kwoty wypłat pomniejszane o prowizje, zwroty lub inne potrącenia.

Powstaje wtedy problem, którego nie rozwiązuje samo darmowe konto. Jedna wpłata od operatora może odpowiadać kilkudziesięciu albo kilkuset zamówieniom. Księgowość musi ustalić, z jakich transakcji składa się przelew, jakie prowizje zostały potrącone i które zamówienia zwrócono.

Znaczenia nabiera możliwość pobierania historii operacji w formacie obsługiwanym przez system księgowy, integracja bankowości z oprogramowaniem firmy oraz automatyczne uzgadnianie płatności. Sam plik PDF z historią rachunku może być niewystarczający przy większej liczbie zamówień.

Przedsiębiorca powinien też sprawdzić, na jakich zasadach operator płatności przekazuje środki na wybrany rachunek. Częstotliwość wypłat, harmonogram rozliczeń i obsługa zwrotów zależą przede wszystkim od dostawcy płatności, ale wpływają na sposób zarządzania pieniędzmi w banku.

Sklep z dużą liczbą zamówień i zwrotów ma więc inne potrzeby niż jednoosobowa firma usługowa, która otrzymuje kilka przelewów od kontrahentów w miesiącu.

Czytaj także: ranking faktoringu

Sprzedaż zagraniczna może zmienić opłacalność konta

Przedsiębiorcy sprzedający przez Amazon, Etsy czy własny sklep internetowy skierowany do zagranicznych klientów powinni dokładniej przeanalizować sposób obsługi walut.

Bank może oferować darmowy rachunek w euro, ale pobierać prowizję za przelew zagraniczny lub stosować mniej korzystny kurs przewalutowania. Sam brak opłaty za prowadzenie konta walutowego nie przesądza jeszcze o kosztach rozliczeń.

Przykładowo firma, która wymienia 10 tys. euro, przy różnicy kursowej wynoszącej 10 groszy na jednym euro otrzyma o 1000 zł mniej. Taki koszt może przewyższać roczne opłaty za prowadzenie kilku rachunków firmowych.

Trzeba też ustalić, w jakiej walucie pieniądze trafiają z platformy sprzedażowej na konto. Jeżeli operator wcześniej przewalutowuje wpływy na złote, samo otwarcie rachunku w euro nie pozwoli uniknąć tej operacji.

Przy porównywaniu ofert znaczenie mają zatem kursy wymiany walut, dostępność kantoru internetowego oraz warunki przelewów SEPA i SWIFT. Dla firmy kupującej towary za granicą koszty takich operacji mogą mieć większy wpływ na finanse niż standardowa miesięczna opłata za konto.

Czytaj także: ranking księgowości online

Premia za otwarcie konta. Ile pieniędzy rzeczywiście można otrzymać?

Banki oferują przedsiębiorcom promocje o wartości nawet kilku tysięcy złotych. Najwyższe kwoty prezentowane w reklamach nie zawsze są jednak premią pieniężną wypłacaną za samo założenie rachunku.

Premie powinny być więc analizowane w kontekście normalnej działalności przedsiębiorstwa. Korzystanie z dodatkowego produktu bankowego wyłącznie dla uzyskania bonusu może generować koszty większe niż sama nagroda.

Czytaj także: ranking kredytów dla firm

Konto firmowe a prywatne. Kiedy osobisty rachunek nie wystarcza?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie zawsze musi zakładać oddzielne konto firmowe. W określonych sytuacjach może korzystać z indywidualnego rachunku osobistego, jeśli pozwalają na to warunki banku.

Sytuacja zmienia się, gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT i potrzebuje rachunku widocznego na białej liście podatników. W wykazie publikowane są rachunki rozliczeniowe związane z działalnością gospodarczą, a nie zwykłe konta osobiste.

Ma to znaczenie w relacjach między przedsiębiorcami, szczególnie przy transakcjach przekraczających 15 tys. zł. Kontrahent może sprawdzić numer rachunku na białej liście przed wykonaniem płatności.

Drugim zagadnieniem jest mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment. Do obsługi takich rozliczeń służy rachunek VAT powiązany z firmowym rachunkiem rozliczeniowym. Zwykłe konto osobiste nie zapewnia takiej funkcjonalności.

Dla przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż B2B rachunek firmowy może być zatem potrzebny nie tylko do wygodnego zarządzania pieniędzmi, ale również do prawidłowego obsługiwania określonych płatności.