Kompletna konferencja, którą uczestnicy będą wspominać jeszcze długo, to marzenie każdego event managera. Nie wystarczy profesjonalna agenda. Zaproszeni goście muszą mieć poczucie, że firma organizująca dane wydarzenie należycie o nich zadba.
Smaczny catering
Każdy musi jeść. Nie ma w tym nic nadzwyczajnego. Wielogodzinne sesje, wyczerpujące wykłady i angażujące warsztaty, wymuszają na uczestnikach ciągłe skupienie. Przerwy kawowe czy lunch muszą być należycie przygotowane. Nie wystarczy zamówić podstawowego zestawu. Kawa, herbata i napoje powinny charakteryzować się najwyższą jakością. Słodkości muszą być zrównoważone ilościowo z zaproponowanymi owocami. Konieczne jest, aby podany obiad był ciepły i smaczny. Krótkie menu do wyboru jest mile widziane.
Odpowiednie miejsce, gwarancją sukcesu
Kolejnym ważnym, jak nie najważniejszym składnikiem, jest odpowiednie dobranie miejsca konferencji. Warto zdecydować się na duże miasto z łatwym dojazdem komunikacją oraz samochodem. Jeśli interesuje nas zaproszenie gości z całego kraju, wybrane miejsce wydarzenia musi być dostępne dla każdego. Następnym argumentem przemawiającym za dużym miastem jest możliwość zwiedzania i aktywnego zagospodarowania czasu po zakończonych wykładach. Kolejne elementy to nowoczesność obiektu, obszerne sale z klimatyzacją i odpowiednia powierzchnia dla wystawców. Nie zawsze duże miasto to prosty i jednoznaczny wybór. Przykładowo organizacja konferencji w Warszawie będzie dużo łatwiejsza, jeśli zwrócimy się z prośbą o komentarz sprawdzonych agencji. Będzie to gwarancja bezpieczeństwa.
Zaangażowana obsługa
Bardzo ważnym filarem, który zapewnia powodzenie całego wydarzenia, jest wysoko zaangażowany zespół obsługujący. Załoga, której można zaufać, będzie idealnym uzupełnieniem całego planu. Przy wysoce obłożonych wydarzeniach, bardzo istotne jest, aby każdy wiedział, jakie ma polecenia. Od prostego sprzątania filiżanek po zadania związane z nagłośnieniem czy wizualizacją. Przemowa z podsumowaniem, kierowana do załogi przed konferencją będzie nie tylko motywująca, ale również pozwoli na uzupełnienie brakujących informacji.
Wygodna baza noclegowa
Dla tych, którzy przyjadą na konferencję z innego miasta, należy przygotować propozycję bazy noclegowej. Wskazane hotele powinny znajdować się blisko centrum, w którym odbywa się event. Idealna sytuacja to taka, kiedy nasi goście mogą przebyć ten dystans na piechotę. W innych okolicznościach opłaci się zorganizować transport.
