Nadmiar dokumentów w wersji papierowej i cyfrowej zachęca właścicieli firm do ich niszczenia. Niemniej jednak w wielu przypadkach konieczna będzie uprzednia archiwizacja, a niszczenie stanie się możliwe dopiero po upływie określonego czasu. Kiedy archiwizować, a kiedy niszczyć dokumenty?
Kiedy należy archiwizować dokumentację?
Archiwizowanie dokumentów nie kojarzy się z niczym przyjemnym - wymaga nie tylko posiadania odpowiedniej ilości miejsca, ale również umiejętności katalogowania papierów czy danych. Niemniej jednak w wielu przypadkach archiwizacja jest wymagana przepisami prawa. Ustawodawca nakłada na przedsiębiorców, ale również na osoby fizyczne, obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów będą to inne okresy; na przykład dla dokumentacji podatkowej czas przechowywania wynosi 5 lat. Wymóg ten nie jest wyłącznie martwą literą prawa. Podatnicy muszą przedstawić wymagane deklaracje i innego rodzaju dokumenty na żądanie organów podatkowych. Jeśli tego nie zrobią, mogą zostać na nich nałożone kary. Archiwizacja jest też zalecana w przypadku, gdy dokumenty zawierają istotne z punktu widzenia przedsiębiorstwa albo osoby fizycznej informacje, a ich późniejsze odzyskanie (na przykład w postaci duplikatu) może być trudne.
Kiedy można zniszczyć dokumenty?
Niszczenie dokumentów może mieć miejsce od razu po upłynięciu terminu ustawowego. Jeśli nie ma wskazań do tego, aby nadal archiwizować papiery albo dane w wersji cyfrowej, należy je zniszczyć. Oczywiście, cała procedura musi odbyć się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Niszczenie danych w formie elektronicznej to przede wszystkim demagnetyzacja nośników oraz późniejsza ich utylizacja. Tymczasem papiery muszą być pocięte na tak małe cząstki, aby ich ponowne złożenie nie było możliwe. Niszczenie dokumentów może odbywać się niemal od razu po ich otrzymaniu, jeśli tylko okaże się, że nie są one firmie potrzebne, a prawo nie wymaga ich archiwizowania. Warto zdecydować się na taki krok zwłaszcza wtedy, gdy ewentualne ponowne pozyskanie danych nie będzie kłopotliwe.
Niszczyć czy archiwizować?
Decyzja w zakresie tego, czy dokumenty należy archiwizować, czy też można je zniszczyć, w wielu przypadkach nie jest dobrowolna. Odnalezienie się w gąszczu przepisów bywa trudne, dlatego firmy coraz częściej korzystają z zewnętrznej usługi archiwizacji i niszczenia. Zapewnia ona:
-
bezpieczny transport dokumentów,
-
katalogowanie danych,
-
opcjonalnie cyfryzację danych,
-
bezpieczną utylizację dokumentów i nośników danych.
Podobnie jak w przypadku innych usług zewnętrznych, przedsiębiorcy mogą liczyć na pełen profesjonalizm oraz przejęcie ciążących na nich obowiązków. Jest to bardzo istotne zwłaszcza w przypadku dużych podmiotów, które każdego dnia procesują znaczne ilości dokumentów. Ich niszczenie lub archiwizacja to zadanie dla specjalistów, którzy dysponują nie tylko odpowiednią wiedzą, ale również sprzętem, pozwalającym uzyskać pożądane efekty.
