Każdy producent dóbr konsumpcyjnych zna ten moment: linia produkcyjna działa sprawnie, a mimo to wysyłki do sieci handlowych, marketplace'ów i sklepów internetowych ciągle się spóźniają. Wąskim gardłem nie jest wytwarzanie produktu, tylko wszystko, co dzieje się po nim: przepakowanie z kartonów zbiorczych na jednostki sprzedażowe, naklejanie etykiet i kodów, składanie zestawów promocyjnych, dokładanie ulotek. Ta praca nazywa się konfekcjonowaniem i w wielu firmach odbywa się „przy okazji", rękami ludzi, którzy powinni w tym czasie robić coś innego. Pytanie, czy oddać ją zewnętrznemu operatorowi, warto postawić na chłodno, z liczbami, a nie dopiero wtedy, gdy sezon pokaże, że własna pakowalnia nie nadąża.
Trzy sygnały, że własna pakowalnia przestała się opłacać
Pierwszy sygnał to sezonowość. Producent kosmetyków, słodyczy czy zabawek ma dwa albo trzy okresy w roku, w których zamówienia na zestawy i edycje limitowane rosną kilkukrotnie: Boże Narodzenie, Dzień Kobiet, powrót do szkoły. Własna pakowalnia musi być zwymiarowana na szczyt, a przez resztę roku stoi w połowie pusta. Płaci się za stanowiska, powierzchnię i ludzi, których przez osiem miesięcy nie ma czym obłożyć, albo odwrotnie: zatrudnia się pod przeciętny miesiąc i w szczycie rekrutuje na gwałt pracowników tymczasowych, których trzeba przeszkolić w tydzień.
Drugi sygnał to rozdrobnienie odbiorców. Dopóki producent sprzedaje pełne palety do kilku hurtowni, konfekcja prawie nie istnieje. Gdy dochodzą sieci handlowe z własnymi wymaganiami co do etykiet i displayów, marketplace z etykietami FNSKU albo kodami magazynu docelowego, a do tego własny sklep internetowy z wysyłką pojedynczych sztuk, ten sam produkt trzeba przygotować w czterech różnych postaciach. Każda postać to inna instrukcja, inne materiały i inna kontrola. Linia produkcyjna nie została do tego zaprojektowana, a ludzie z hali produkcyjnej nie powinni zajmować się naklejaniem etykiet.
Trzeci sygnał jest najprostszy do zmierzenia: metry kwadratowe. Konfekcjonowanie wymaga miejsca na komponenty przed pracą, stanowisk w trakcie i miejsca na gotowe indeksy po niej. W zakładzie produkcyjnym ta powierzchnia zwykle konkuruje z produkcją albo z magazynem surowców. Jeśli firma rozważa dobudowę hali tylko po to, żeby mieć gdzie składać zestawy prezentowe na grudzień, to jest to dokładnie ten moment, w którym rachunek za usługę zewnętrzną wypada korzystniej niż inwestycja w mury.
Jak policzyć rzeczywisty koszt konfekcji u siebie
Większość producentów zaniża koszt własnej konfekcji, bo liczy tylko godziny pracowników przy stole. Do pełnego rachunku trzeba dodać powierzchnię zajętą przez komponenty i wyroby gotowe, nadzór brygadzisty, materiały pomocnicze, przestoje między zleceniami, koszt błędów (źle skompletowany zestaw wraca z sieci handlowej z karą umowną) i czas kierownika produkcji, który zamiast planować produkcję układa grafik pakowania. Uczciwy rachunek obejmuje też koszt alternatywny: co ci sami ludzie i ta sama powierzchnia mogliby robić, gdyby nie zajmowali się przepakowywaniem.
Po stronie operatora rachunek jest prostszy, bo firma płaci za wykonaną pracę: za sztukę przepakowaną, etykietę naklejoną, zestaw złożony, paletę przygotowaną do transportu. W miesiącu bez zleceń rachunek jest bliski zera, w szczycie rośnie proporcjonalnie do wolumenu. Dla producenta z wyraźną sezonowością to zamiana kosztu stałego na zmienny, a to zwykle ważniejsze niż sama stawka jednostkowa.
Co powinien mieć operator, żeby to miało sens
Nie każdy magazyn nadaje się do konfekcji. Rzeczy, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy, to przede wszystkim ewidencja: czy operator prowadzi w systemie osobne stany dla komponentów, materiałów klienta i gotowych indeksów, czy każde pobranie do zestawu jest skanowane i czy po zleceniu dostaje się raport ilościowy, który zgadza się z dokumentami PZ i WZ. Bez tego producent po pierwszym sezonie nie wie, ile komponentów zostało, a ile poszło w zestawy.
Druga rzecz to warunki dla konkretnej kategorii towaru. Żywność i suplementy wymagają strefy z zatwierdzeniem sanitarnym i procedurami HACCP, kosmetyki porządku w partiach i oznaczeniach, elektronika ochrony przed uszkodzeniami przy przepakowaniu. Trzecia to logistyka wokół konfekcji: jeśli operator potrafi ten sam towar po przepakowaniu zmagazynować i wysłać, zarówno paletą do sieci, jak i paczką do konsumenta, producent oszczędza cały jeden przeładunek i jedną fakturę transportową. Tak działają usługi konfekcjonowania w magazynie, który jest jednocześnie operatorem fulfillmentu: komponenty wjeżdżają na regały, wyjeżdżają jako gotowe zestawy prosto do odbiorcy, a producent zajmuje się produkcją.
Kiedy jednak zostawić konfekcję u siebie
Uczciwie trzeba powiedzieć, że są sytuacje, w których outsourcing nie ma sensu. Jeśli konfekcja jest częścią samej produkcji, na przykład produkt schodzi z linii prosto do opakowania detalicznego i nie ma etapu „przepakowania", nie ma czego oddawać. Jeśli wolumen jest równy przez cały rok i zespół pakujący jest w pełni obłożony, koszt własny może być niższy niż stawka operatora. Jeśli wreszcie produkt wymaga specjalistycznego sprzętu, którego operator nie ma i nie kupi pod jednego klienta, rozmowa kończy się szybko.
Dla pozostałych, a jest ich większość, sensowną drogą jest pilotaż: jedno zlecenie sezonowe, na przykład zestawy świąteczne, oddane operatorowi z pełną specyfikacją i porównane potem z kosztem tej samej pracy wykonanej rok wcześniej u siebie. Taki test kosztuje niewiele, a daje twardą liczbę zamiast przeczucia. Decyzję o oddaniu konfekcji na zewnątrz najlepiej podejmować z takiej liczby, a nie z frustracji w środku szczytu.
