Dokumenty firmowe wymagają odpowiednich warunków przechowywania. Jak zapewnić im odpowiednią ochronę i utrzymać porządek?
Dokumenty dotyczące działalności firmy powinny być udostępnione do wglądu inspektorom z urzędu skarbowego, ZUS-u lub inspekcji pracy przez okres ustalony w przepisach. Ich stan przez cały ten czas powinien umożliwiać odczytanie zawartości. Ze względu na przepisy związane z ochroną danych i poufny charakter znajdujących się w nich danych, muszą też być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. To wszystko sprawia, że przechowywanie dokumentów firmowych może okazać się trudnym zadaniem. By je nieco ułatwić, przygotowaliśmy ten poradnik.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Na to pytanie nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od rodzaju dokumentów. Te można podzielić na trzy grupy:
- dokumentację pracowniczą – chodzi między innymi o ewidencję czasu pracy, umowy oraz dane osobowe pracowników. Są one niezbędne do obliczenia wysokości emerytury oraz przyznania praw do otrzymania świadczenia. Według Kodeksu pracy należy przechowywać je przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy;
- dokumenty ZUS-owskie – wszystkie wchodzące w skład korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Czas ich przechowywania to 5 lat od momentu wystawienia;
- dokumenty podatkowe – są to na przykład faktury, rejestry VAT oraz ewidencje środków trwałych, wyposażenia i przebiegu pojazdu. Według Ordynacji podatkowej, czas ich przechowywania to 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione
Dokumenty firmowe. Jak zachować porządek?
Dostęp do dokumentów w razie kontroli powinien być szybki i bezproblemowy. Dotyczy to także innych sytuacji, związanych z funkcjonowaniem firmy. Należy więc zadbać o to, były prawidłowo posegregowane i opisane. Tu najlepiej sprawdzą się klasyczne segregatory. Dobrym rozwiązaniem będzie przechowywanie poszczególnych grup dokumentów w segregatorach różnych kolorów – dzięki temu szybciej znajdziemy interesujące nas dokumenty. Korzystajmy też z foliowych koszulek, które ułatwią podział dokumentów i zabezpieczą je przed uszkodzeniami lub wilgocią.
Metalowa szafa na dokumenty
Szafa czy regał? Gdzie przechowywać dokumenty?
Kolejna kwestia to wybór mebla, który posłuży do przechowywania dokumentów firmowych. Ten powinien być uzależniony przede wszystkim od tego, kto ma dostęp do pomieszczenia, w którym znajdują się dokumenty. Jeśli jest ono ogólnodostępne, nie należy przechowywać ich na regale. Dużo lepszym rozwiązaniem będzie szafa metalowa na klucz. Najlepiej sprawdzają się szafy na dokumenty jak na zdjęciu powyżej natomiast w razie potrzeby przechowywania równocześnie innych przedmiotów czy akt warto zakupić szafę metalową z szufladami o oddzielnych zamkach czy też z sejfem – są bardziej wytrzymałe niż drewniane i zapewniają lepszą ochronę przed niepowołanym dostępem. Wspomniane metalowe szafy na dokumenty można znaleźć na https://panmajster.pl/szafy-metalowe.
Przechowywanie dokumentów – zabezpieczenia
Szafka zapewni wystarczającą ochronę tylko, jeśli będzie wyposażona w odpowiednie zabezpieczenia. Tu kluczowy jest zamek, którego jakość powinna być dostosowana do znaczenia przechowywanych dokumentów. W przypadku najbardziej wrażliwych danych dobrym rozwiązaniem może okazać się sejf lub specjalna, wzmocniona szafa. Równie dużym zagrożeniem jest także wilgoć. Dlatego szafa do dokumentów powinna być wyposażona w wydajny i niezawodny system wentylacji oraz właściwie zaizolowana.
