Zgubienie ważnych dokumentów w chwili, kiedy są one bardzo potrzebne, może być bardzo problematyczne. Kiedy jest kontrola dokumentów, a w archiwum nie ma odpowiedniego papierka, to można wtedy zapłacić nawet karę grzywny. Co trzeba wiedzieć na temat archiwizacji dokumentów? Czym ona tak właściwie jest?
Co to jest archiwizacja dokumentów?
Za definicję archiwizacji dokumentów należy uznać, że jest to czynność związana z przechowywaniem wszelkiego rodzaju dokumentów firmowych. Celem archiwizacji jest gromadzenie papierologii w bezpieczny sposób, czyli tak, aby była ona zabezpieczona przed zniszczeniem i ewentualnym zgubieniem. Trzeba pamiętać też, aby dokumenty znajdujące się w archiwum, były odpowiednio posegregowane. A to dlatego, że od tego będzie zależało, czy szybko znajdzie się odpowiedni dokument we właściwym czasie.
Archiwizacja dokumentów a obowiązujące przepisy
Zgodnie z przepisami prawnymi każdy z dokumentów firmowych musi zostać przechowywany przez określony czas. Tak naprawdę, to cały proces przechowywania będzie zależał od rodzaju dokumentu. A zatem okres archiwizowania dokumentów będzie różny dla dokumentacji pracowniczej czy dokumentacji urzędowej. Za nieprzestrzeganie przepisów odnośnie archiwizacji, czyli za brak archiwizacji bądź za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji grozi odpowiedzialność karna. Określona jest ona w art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów? Czy to dobry pomysł?
Jak można się domyślać, każde innowacyjne rozwiązanie przyczynia się do usprawnienia pracy przedsiębiorstwa. Tak jest również w przypadku elektronicznej archiwizacji. Dzięki niej można pozyskać wiele korzystnych aspektów. Chodzi tutaj między innymi o oszczędność czasu. Korzystając z cyfrowego rozwiązania, można znacznie szybciej odnaleźć potrzebne dokumenty. Nie trzeba szukać ich w stercie innych papierów. Wystarczy wejść tylko w odpowiedni folder na komputerze. Co więcej, dzięki elektronicznej archiwizacji żaden z dokumentów się nie zgubi i nie zniszczy. Co ważne, po upływie ważności dokumentu będzie można w bardzo prosty sposób się go pozbyć. Elektroniczna archiwizacja dokumentów przyczyni się również do ograniczenia miejsca, które służyło jako archiwum. To oczywiście tylko niektóre z czynników, które przemawiają za tym, że warto korzystać z elektronicznej archiwizacji. Istnieje ich trochę więcej.
Szukasz innowacyjnych rozwiązań dla swojego biznesu? – sprawdź naszą ofertę
Prowadzenie archiwizacji dokumentów we właściwy sposób może przyczynić się do zlikwidowania problemów, które mogłyby wystąpić w przyszłości. Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia łatwiejszy dostęp do archiwalnej dokumentacji w razie nagłej sytuacji. Wybierając naszą firmę jako swojego współpracownika, będziesz mógł liczyć z tego względu na kilka korzyści. Do każdego zlecenia podchodzimy kompleksowo. Dokładamy wszelkich starań, aby nasi klienci byli zadowoleni ze świadczonych usług. W swoim zespole posiadamy doświadczonych analityków, którzy w swojej pracy stawiają na pełen profesjonalizm, rzetelność oraz indywidualizm.
