Wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych jest efektem digitalizacji życia gospodarczego, także w sektorze publicznym.
Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych – podstawa prawna
W listopadzie 2018 roku przyjęta została Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym. Jej przepisy weszły w życie 18 kwietnia 2019 roku. Jak uzasadnia Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, celem zmian wprowadzonych ustawą było rozwijanie tzw. gospodarki cyfrowej. Co więcej, wynikały one z konieczności implementowania Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania w zamówieniach publicznych.
Ustawa reguluje zasady przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych drogą elektroniczną w związku z realizacją zamówień publicznych, a także koncesjami na roboty budowlane lub usługi oraz w ramach partnerstwa publiczno-prawnego. Obok stosowania faktur elektronicznych dla zamówień publicznych, określa ona także analogiczne zasady przesyłania tzw. innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Zalicza się do nich:
- zamówienie dostawy,
- awizowanie dostawy,
- potwierdzenie dostawy,
- fakturę korygującą,
- notę księgową.
Obowiązek stosowania faktur elektronicznych
Zgodnie z przepisami, zamawiający jest zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, bez względu na ich wysokość. Do 1 sierpnia 2019 roku obowiązek ten był ograniczony kwotowo i dotyczył efaktur o wysokości od 30 tys. euro. Po stronie wykonawcy analogiczny obowiązek nie został wprowadzony. Oznacza to, że wykonawca może, ale nie musi wysyłać faktur w postaci elektronicznej. Warto zauważyć, że ustawodawca zrezygnował w odniesieniu do zamówień publicznych ze stosowania ogólnej zasady przesyłania faktur elektronicznych, zgodnie z którą wymaga ono akceptacji odbiorcy.
W ustawie nie zostały w sposób szczególny uregulowane elementy i zasady jakimi rządzi się efaktura. Oznacza to, że faktura elektroniczna dla zamówień publicznych musi spełniać wszelkie wymogi określone w Ustawie o podatku dochodowym od towarów i usług. Dodatkowo powinna ona wskazywać umowę w sprawie zamówienia publicznego. Można także zamieścić w niej inne dane, jeżeli są one niezbędne z uwagi na specyfikę zamówień publicznych.
Platforma Elektronicznego Fakturowania
Z uwagi na wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych uruchomiona została specjalna Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). PEF służy przekazywaniu faktur elektronicznych i innych ustrukturyzowanych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Należy podkreślić, że korzystanie z PEF jest bezpłatne. Przy jej wykorzystaniu można zarówno przygotować dokumenty, jak i sprawdzić ich kompletność i poprawność. Dla wielu użytkowników bardzo ważne jest natomiast to, że można ją zintegrować z wewnętrznym systemem obiegu dokumentów.
Do posiadania konta na PEF zobowiązany jest zamawiający. Wykonawca może wysyłać zaś ustrukturyzowane faktury elektroniczne lub inne dokumenty korzystając z własnego konta, ale może też upoważnić do tego inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Warto dodać, że PEF umożliwia przesyłanie dokumentów w kraju, a także zapewnia komunikację elektroniczną z europejskim podmiotami sektora publicznego.
Korzyści stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych
Wprowadzenie faktur elektronicznych dla zamówień publicznych w swoim założeniu przynieść miało szereg korzyści. Wiele z nich pokrywa się z zaletami, jakie niesie ze sobą stosowanie efaktur w powszechnym obrocie, część z nich charakterystyczna jest zaś dla sektora zamówień publicznych. Do najważniejszych korzyści zalicza się:
- ujednolicenie obsługi efaktur w zamówieniach publicznych, w tym w przestrzeni międzynarodowej, dzięki czemu możliwe jest zmniejszenie kosztów operacyjnych,
- zredukowanie kosztów fakturowania i przetwarzania danych, a także obsługi zamówień publicznych,
- zwiększenie szans udziału polskich firm w rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym Unii Europejskiej,
- zmniejszenie zatorów płatniczych oraz liczby błędnych faktur w obiegu,
- łatwiejsze archiwizowanie dokumentów.
