Jeśli dział obsługi klienta Twojej firmy mierzy się z ogromną ilością zgłoszeń związanych z pomocą techniczną i reklamacjami, powinieneś rozważyć usprawnienie jego działania. Niezależnie od tego, w jakiej branży działasz, zastanów się nad wdrożeniem systemu ticketowego. Jesteś ciekaw, co to jest oraz czy potrzebujesz go w swoim przedsiębiorstwie? W artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania – zapraszamy do lektury!
System ticketowy to platforma ujednolicająca procesy przetwarzania zgłoszeń
Ticketing system to platforma ujednolicająca procesy przetwarzania zgłoszeń. To oprogramowanie znacząco usprawnia procesy przetwarzania zgłoszeń od klientów firmy. Odpowiada nie tylko za ich rejestrowanie, ale także za aktualizowanie statusów oraz rozwiązywanie. Ticketing system jest prosty w obsłudze, a wybór nowoczesnego narzędzia umożliwia pełną integrację z już wykorzystywanym oprogramowaniem IT, co ogranicza koszty wdrożenia. Znajduje on szerokie zastosowanie w działach helpdesku, zajmujących się m.in. rozwiązywaniem problemów technicznych, przyjmowaniem reklamacji, naprawami gwarancyjnymi oraz obsługą zwrotów.
Odkryj przydatne funkcje, w jakie wyposażony jest system ticketowy
Podstawowym zadaniem tego narzędzia jest rejestrowanie zgłoszeń od klientów. Co ważne, system ticketowy odpowiada za ich centralizację, gdyż zbiera je ze wszystkich kanałów komunikacji udostępnianych przez firmę. W trakcie tego procesu zarówno odpowiednio je opisuje, jak i od razu sortuje na poszczególne kategorie – np. oddziela reklamacje od zwrotów.
Jednak to dopiero początek funkcjonalności tego oprogramowania, gdyż system ticketowy odpowiada również za:
- przydzielanie zgłoszeń do konkretnych działów firmy lub bezpośrednio do wybranych pracowników,
- aktualizowanie statusu zgłoszeń – odpowiednio skonfigurowane oprogramowanie może generować link dla klienta, który po wejściu w niego będzie na bieżąco przez całą dobę śledzić postęp swojej sprawy,
- wysyłanie informacji zwrotnych – system ticketowy może automatycznie generować i wysyłać do klientów wiadomości informujące np. o zmianie statusu zgłoszenia czy zakończeniu jego przetwarzania i dalszych krokach, które będą się z tym wiązać.
Jakie firmy powinny rozważyć wdrożenie systemu ticketowego?
Tak naprawdę każda firma zmagająca się z dużą liczbą zgłoszeń technicznych, związanych z reklamacjami czy serwisowych powinna zainwestować w to narzędzie. Znacząco usprawnia ono ich przetwarzanie, co skraca czas oczekiwania klientów na rozwiązanie danego problemu.
System ticketowy z pewnością warto wdrożyć, jeśli Twoja firma:
- bardzo długo przetwarza zgłoszenia z powodu ogromnej ich ilości,
- nie jest wyposażona w żadne inne narzędzie centralizujące procesy obsługi klienta,
- często popełnia błędy związane z obsługą zgłoszeń – np. przypadkowe pominięcie niektórych czy zajmowanie się danym zgłoszeniem przez kilku pracowników jednocześnie,
- boryka się z problemem słabej komunikacji wewnętrznej, która znacząco wydłuża czas przetwarzania zgłoszeń i nadmiernie angażuje w te procesy pracowników.
Dzięki systemu ticketowego, można znacząco usprawnić i ujednolicić procesy obsługi klienta. Centralizacja wszystkich zgłoszeń w jednym systemie pozwala na lepsze zarządzanie i monitorowanie postępów, co redukuje ryzyko pomyłek i duplikacji pracy. Ponadto, nowoczesne rozwiązania często oferują funkcje automatyzacji, które mogą przyspieszyć obsługę standardowych zapytań i poprawić ogólną efektywność pracy zespołów obsługi klienta. Dzięki temu Twoi pracownicy mogą skupić się na bardziej skomplikowanych zadaniach, co w efekcie podnosi jakość świadczonych usług i satysfakcję klientów.
Korzyści dla firmy wynikające z wdrożenia systemu ticketowego
Inwestycja w ten system przynosi firmom wiele korzyści, pośród których najważniejsze to:
- znaczące usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
- przyspieszenie procesów przetwarzania zgłoszeń,
- podniesienie jakości obsługi klienta,
- optymalizacja kosztów obsługi zgłoszeń,
- odciążenie pracowników helpdesku, którzy zyskują więcej czasu na zajmowanie się trudnymi i ważnymi sprawami z punktu widzenia wizerunku przedsiębiorstwa.
Wdrażając system ticketowy postaw na nowoczesne narzędzia
Pamiętaj, że warunkiem uzyskania wszystkich powyższych korzyści jest zainwestowanie w profesjonalne narzędzia informatyczne. Najlepiej postaw na autorski system ticketowy, który daje ogromne możliwości integracji i dopasowania jego funkcjonalności do potrzeb. Powinien także opierać się na skryptach sztucznej inteligencji oraz cechować się przejrzystością, która znacząco ułatwia jego obsługę. Więcej informacji uzyskasz od specjalistów na stronie: https://pirios.com.
