Nawet jeżeli firma transportowa zwraca szczególną uwagę na ewidencję czasu pracy kierowcy, to nadal istnieje ryzyko, że lista płac nie będzie odzwierciedlać zapisów. Co jest przyczyną różnic? Jak im skutecznie zapobiegać?
Dlaczego pojawiają się różnice między ewidencją czasu pracy kierowcy a listą płac?
Źródłem rozbieżności pomiędzy ewidencją czasu pracy kierowcy a listą płac mogą być błędy w kwalifikowaniu poszczególnych aktywności oraz nieprawidłowe naliczanie nadgodzin, dyżurów czy dodatków za pracę w porze nocnej. W transporcie międzynarodowym dochodzą do tego zasady dotyczące tzw. diet wirtualnych oraz wynagrodzenia należnego w państwie delegowania, jeżeli dany przewóz podlega przepisom o delegowaniu kierowców.
Niezgodność ewidencji czasu pracy z listą płac może być też konsekwencją nieuporządkowania danych. Dobrą praktyką, która pozwala wyeliminować nieścisłości, jest sprawdzenie ewidencji z danymi z tachografu cyfrowego i karty kierowcy przed rozpoczęciem wyliczania wynagrodzeń. To również sposób, aby uniknąć korygowania dokumentacji po otrzymaniu zgłoszenia o nieprawidłowościach od kierowcy.
Jeżeli przewoźnik korzysta z programów wspierających rozliczenie, to pozostaje jeszcze sprawdzenie automatycznego przyporządkowania poszczególnych aktywności. Błędy na tym etapie również wpływają na rzetelność rozliczenia.
Z jakimi konsekwencjami musi liczyć się przewoźnik, gdy lista płac jest niepoprawna?
Przewoźnicy są kontrolowani przez wiele podmiotów, w tym Państwową Inspekcję Pracy, której inspektorzy zwracają uwagę na rozbieżności pomiędzy ewidencją czasu pracy kierowcy a listą płac. Jeżeli kontroler ujawni różnice pomiędzy ewidencją a listą płac, to mogą one zostać uznane za naruszenie praw pracowniczych. Wówczas kontrolowany podmiot musi liczyć się z karami finansowymi. To jednak nie wszystkie konsekwencje – pojawia się też ryzyko, że:
- kierowcy będą z nieufnością podchodzić do rozliczeń – paść może szereg pytań o dotychczasowe rozliczenia,
- pracownicy zaczną odchodzić z firmy – może to być poważny problem ze względu na niedobór kierowców zawodowych,
- niektórzy kierowcy zdecydują się wejść na drogę sądową – dla pracodawcy oznacza to dodatkowe koszty.
Jak zapobiec różnicom pomiędzy ewidencją a listą płac w firmie transportowej?
Aby ograniczyć ryzyko zaistnienia rozbieżności pomiędzy ewidencją czasu pracy kierowcy a listą płac, warto rozważyć współpracę z partnerem, który specjalizuje się w rozliczaniu podmiotów z branży TSL. Przy wyborze takiego wsparcia warto sprawdzić, czy usługa obejmuje kompleksowe rozliczanie czasu pracy kierowców, w tym przygotowanie ewidencji, analizę danych z tachografów oraz prawidłowe naliczanie poszczególnych składników wynagrodzenia. Przykładowo firma Evotax, która świadczy usługi księgowe dla firm transportowych, oferuje:
- przygotowanie ewidencji czasu pracy każdego kierowcy – taka ewidencja jest zgodna z aktualnymi przepisami,
- kompleksowe rozliczenie kierowców – w tym w zakresie m.in. wynagrodzenia zagranicznego,
- rozliczanie kierowców z tachografów – wraz z informacją o ewentualnych naruszeniach norm czasu pracy,
- wsparcie w zakresie deklaracji – Evotax w imieniu swoich klientów składa m.in. deklaracje ZUS.
Współpraca z wyspecjalizowaną firmą ogranicza ryzyko wystąpienia kosztownych błędów i jednocześnie opłaca się finansowo. W zależności od wielkości floty i zakresu potrzeb outsourcing rozliczeń może być również bardziej opłacalny niż utrzymywanie wewnętrznego stanowiska wyspecjalizowanego w rozliczaniu kierowców.
