Fundacja może mieć niewiele faktur, a mimo to potrzebować złożonych rozliczeń. Darowizna na konkretny cel, dotacja z odrębnym budżetem i wynagrodzenie osoby pracującej przy kilku projektach wymagają czegoś więcej niż zebrania dokumentów na koniec miesiąca. Przy wyborze biura rachunkowego warto więc sprawdzić, czy jego sposób pracy odpowiada temu, jak organizacja pozyskuje i wydaje pieniądze.
Dobra księgowość fundacji powinna umożliwiać zarządowi ustalenie, jakie środki są dostępne, na co można je przeznaczyć i jakie obowiązki trzeba wykonać. Poniższe kryteria pomagają porównać oferty oraz ustalić zakres współpracy przed podpisaniem umowy.
Dobór ewidencji do sytuacji fundacji
Pierwsza rozmowa powinna dotyczyć statutu, źródeł finansowania, rodzaju działalności i planów organizacji. Fundacja prowadząca księgi rachunkowe potrzebuje zasad rachunkowości oraz planu kont dopasowanych do swoich operacji. Gotowy schemat używany w firmie handlowej może nie zapewniać informacji potrzebnych do rozliczania projektów społecznych.
Nie każda fundacja musi jednak prowadzić pełną księgowość. Część organizacji może wybrać uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, czyli UEPiK, jeżeli spełnia ustawowe warunki i dopełni wymaganych formalności. Sama niewielka liczba faktur nie przesądza o prawie do tego rozwiązania.
Poproś o wyjaśnienie, dlaczego proponowany model pasuje do obecnej sytuacji fundacji i co będzie trzeba zmienić po uruchomieniu nowej działalności lub pozyskaniu kolejnego źródła finansowania. Taką analizę lepiej przeprowadzić przed rozpoczęciem projektu niż podczas przygotowywania jego końcowego rozliczenia.
Rozliczanie dotacji i darowizn celowych
Przy dotacjach znaczenie mają umowa, regulamin programu, budżet i zasady dokumentowania wydatków. Ujęcie faktury w księgach nie oznacza automatycznie, że wydatek zostanie uznany za kwalifikowalny w projekcie. Trzeba jeszcze sprawdzić jego związek z zadaniem, termin poniesienia oraz wymagane dowody i zgody.
Biuro powinno umieć przygotować ewidencję i zestawienia, które pozwalają połączyć dokument z projektem, kategorią budżetową i źródłem finansowania. W przypadku darowizny celowej potrzebna jest też informacja o celu określonym przez darczyńcę.
Jedna faktura, dwa projekty
Załóżmy, że fundacja wynajmuje salę na działania realizowane w dwóch projektach, a otrzymana faktura wynosi 1500 zł. Nie należy dzielić jej po połowie tylko dlatego, że istnieją dwa budżety. Podział powinien wynikać z uzasadnionego, udokumentowanego klucza, na przykład liczby godzin wykorzystania sali, i odpowiadać zasadom finansowania obu zadań.
Warto ustalić, kto opisuje dokument, kto akceptuje sposób podziału, a kto sprawdza jego zgodność z umową dotacyjną. To praktyczny test współpracy między księgowością, koordynatorem projektu i zarządem.
Raporty, z których zarząd może korzystać w ciągu roku
Informacja o kwocie podatku nie zastępuje obrazu finansów organizacji. Saldo rachunku bankowego może obejmować środki przeznaczone na konkretne zadania, a część pieniędzy potrzebnych na bieżące płatności może jeszcze nie wpłynąć.
Przed zawarciem umowy poproś o przykładowy, zanonimizowany raport lub wzór zestawienia. Ustal częstotliwość jego przygotowywania oraz termin przekazania. Przy kilku aktywnych projektach użyteczne są zwłaszcza informacje o:
- przychodach i kosztach poszczególnych projektów;
- wykorzystaniu budżetu i kwotach pozostałych do rozliczenia;
- zobowiązaniach, należnościach i zbliżających się płatnościach;
- brakujących dokumentach oraz wydatkach wymagających wyjaśnienia.
Raport powinien pomagać podjąć decyzję, na przykład czy fundacja może zamówić kolejną usługę lub musi wcześniej zabezpieczyć środki własne. Sama lista zapisów księgowych nie zawsze daje zarządowi taką odpowiedź.
Wyraźny zakres obsługi podatkowej i rocznej
Fundacja jest podatnikiem CIT, a społeczny cel działania nie oznacza bezwarunkowego zwolnienia wszystkich jej dochodów. Zastosowanie zwolnień wymaga sprawdzenia odpowiednich warunków. Fundacja składa również zeznanie CIT-8, także gdy w danym roku nie osiągnęła przychodów.
W ofercie powinno być jasno wskazane, kto przygotowuje rozliczenie roczne i wymagane załączniki oraz kto odpowiada za ich złożenie. Osobno trzeba ustalić obsługę VAT, jeżeli dotyczy organizacji, oraz rozliczenia wynagrodzeń, PIT i ZUS, jeśli fundacja zatrudnia lub wypłaca wynagrodzenia na podstawie umów.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych zapytaj o sporządzenie sprawozdania finansowego, współpracę przy jego podpisaniu i zatwierdzeniu oraz przekazanie do właściwego odbiorcy. Nie zakładaj, że określenie „pełna obsługa” obejmuje także raporty dla grantodawców albo całą sprawozdawczość merytoryczną. Te zadania należy wymienić wprost.
Obieg dokumentów i zasady kontaktu
Sprawny obieg dokumentów zaczyna się w fundacji. Fakturę warto przekazywać razem z informacją, czego dotyczy zakup, z jakiego projektu jest finansowany i kto potwierdził wykonanie usługi. Umowa, potwierdzenie zapłaty lub protokół odbioru mogą być potrzebne do wyjaśnienia całej operacji.
Ustal jedno miejsce przekazywania dokumentów, miesięczny termin ich dostarczenia i sposób zgłaszania braków. Przyda się też osoba kontaktowa po każdej stronie oraz uzgodniony czas odpowiedzi na zwykłe pytania i sprawy pilne. Dostęp online nie zastępuje takich ustaleń.
Zapytaj również o nadawanie uprawnień, kopie bezpieczeństwa, możliwość pobrania danych i dostęp do dokumentacji po zakończeniu współpracy. Zarząd powinien wiedzieć, gdzie znajdują się dokumenty i jak odzyskać je bez odtwarzania całej historii z wiadomości e-mail.
Cena obejmująca rzeczywisty zakres pracy
Porównanie stawek ma sens dopiero po przedstawieniu biurom tego samego opisu fundacji: liczby dokumentów, rachunków bankowych, projektów i osób otrzymujących wynagrodzenia. Znaczenie ma także potrzeba przygotowywania raportów w określonym układzie oraz obsługi dokumentów w walutach obcych.
Poproś o rozdzielenie miesięcznego abonamentu i usług dodatkowych. Sprawdź koszt zamknięcia roku, sprawozdania finansowego, korekt poprzednich okresów, rozliczenia kolejnej dotacji i przekazania ksiąg przy zmianie biura. Wyjaśnij też, co w danej ofercie oznacza jeden dokument lub jedna operacja.
Wśród biur obsługujących organizacje pozarządowe jest UKDN, które oferuje prowadzenie ksiąg fundacji, rozliczanie dotacji oraz przygotowywanie sprawozdań finansowych. Przy porównywaniu tej i innych ofert warto odnieść zakres usług do konkretnych projektów organizacji, zamiast oceniać wyłącznie cenę początkową.
Podział obowiązków i zasady przekazania księgowości
Powierzenie prowadzenia ksiąg zewnętrznemu biuru nie znosi odpowiedzialności zarządu w zakresie wynikającym z ustawy o rachunkowości, w tym nadzoru nad wykonywaniem obowiązków. Umowa powinna więc określać zadania obu stron, terminy i sposób postępowania przy wykryciu błędu.
Sprawdź, kto zatwierdza wydatki, kto ocenia ich zgodność z budżetem projektu oraz kto udziela wyjaśnień podczas kontroli. Zapytaj o zakres ubezpieczenia OC biura i o to, czy odpowiada czynnościom objętym współpracą.
Jeśli fundacja zmienia księgowość, potrzebny jest plan przekazania danych: uzgodnione salda, aktualne ewidencje, dokumentacja zasad rachunkowości, złożone deklaracje z potwierdzeniami oraz informacje o otwartych rozliczeniach projektów. W umowie warto określić termin i format wydania dokumentacji także na wypadek przyszłego zakończenia współpracy.
Co ustalić podczas pierwszej rozmowy z biurem
Przygotuj statut, opis działalności, listę źródeł finansowania i podstawowe dane o dokumentach oraz zatrudnieniu. Następnie poproś o odpowiedź na pięć pytań:
- Jaki model ewidencji jest właściwy dla naszej fundacji i dlaczego?
- Jak przypiszemy wydatki do projektów i źródeł finansowania?
- Jakie raporty otrzyma zarząd i w jakim terminie?
- Które rozliczenia roczne i projektowe obejmuje ustalona cena?
- Jak otrzymamy kompletną dokumentację po zakończeniu współpracy?
Najwięcej mówi sposób odpowiedzi na te pytania. Dobrze przygotowana oferta pozwala ustalić, kto wykonuje dane zadanie, ile ono kosztuje i kiedy zarząd dostanie potrzebne informacje. Właśnie takich konkretów warto szukać, wybierając księgowość dla fundacji.
