Wysokiej klasy system zarządzania dokumentami to rozwiązanie, którego wdrożenie pozwala znacząco podnieść jakość i efektywność pracy firmy. Aktualnie na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest już całkiem sporo systemów, które pozwalają na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz zautomatyzowanie procesów zarządzania firmową dokumentacją. Przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie oraz wdrożeniu konkretnego narzędzia klasy EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) warto jednak dowiedzieć się, jakie cechy powinno posiadać tego typu rozwiązanie i na co zwrócić szczególną uwagę przy jego wyborze.
Czym jest system obiegu dokumentów?
System obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) to specjalistyczne narzędzie informatyczne, które pozwala na organizowanie, zarządzanie oraz przetwarzanie różnych form dokumentacji powstających wewnątrz oraz napływających do firm i organizacji. Jest to narzędzie, za pomocą którego możliwe jest modelowanie różnego rodzaju procesów związanych z obiegiem dokumentów. Jego wdrożenie pozwala na usprawnienie elektronicznego obiegu faktur, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników oraz poprawę jakości i wydajności przepływu informacji wewnątrz organizacji.
System zarządzania dokumentami oferuje liczne, bardzo przydatne w każdej firmie funkcje. Do podstawowych z nich należy wykonywanie podstawowych operacji na dokumentach, do których zaliczają się takie czynności, jak m. in. Tworzenie (generowanie), edytowanie, porównywanie wersji, zapisywanie w w innych formatach, uzupełnianie szablonów danymi, kopiowanie i usuwanie plików, organizowanie dokumentów w ścisłej hierarchii oraz ich katalogowanie, klasyfikowanie dokumentów i ich opisywanie za pomocą tagów, zarządzanie obiegiem dokumentów (workflow) i dostępem do nich dla poszczególnych działów i osób, archiwizowanie oraz powiadamianie o wprowadzonych zmianach i modyfikacjach.
Jakie korzyści oferuje nowoczesny system obiegu dokumentów?
System DMS jest swoistą alternatywą dla tradycyjnego zarządzania dokumentami, który znacząco przyspiesza pracę z nimi, chroni dokumentację przed przypadkową utratą lub zniszczeniem oraz pozwala zaoszczędzić fizyczne miejsce niezbędne do przechowywania firmowych zasobów. Oprócz tego, nowoczesny i spełniający najwyższe standardy system obiegu dokumentów przynosi każdej, korzystającej z jego funkcjonalności firmie wiele innych, istotnych korzyści.
Jego wprowadzenie pozwala na zaoszczędzenie miejsca dotychczas poświęconego na przechowywanie dokumentacji oraz czasu pracowników związanego z poruszaniem się po firmowym archiwum. Dostępność kompletnej dokumentacji w cyfrowej postaci ułatwia uzyskanie dostępu do konkretnych informacji, umożliwia pracę nad jednym dokumentem kilku osobom jednocześnie oraz znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa, gdyż dostęp do poszczególnych plików jest uzyskiwany na podstawie nadanych odgórnie uprawnień.
Istotną korzyścią, jaka wiąże się z wdrożeniem systemu zarządzania dokumentami, jest także oszczędność czasu i energii pracowników. Poruszanie się po cyfrowym archiwum wymaga bowiem zdecydowanie mniej czasu i wysiłku niż manualne przeglądanie fizycznych zasobów dokumentów, co pozwala pracownikom zaoszczędzony czas poświęcić wykonywaniu innych, istotniejszych z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa czynności. Oszczędność czasu wiąże się także z zautomatyzowanym według obowiązujących procedur i przepisów przekazywaniem dokumentów innym uczestnikom procesu, co jest realizowane szybko, sprawnie a przy tym poprawnie za pomocą elektronicznych kanałów komunikacji.
System obiegu dokumentów i jego funkcjonalność - co powinien oferować?
Decydując się na wprowadzenie do swojej firmy systemu zarządzania dokumentami warto zwrócić uwagę, aby wybrane przez nas rozwiązanie było oparte na nowoczesnych technologiach oraz najlepszych standardach tworzenia rozwiązań IT dla biznesu. Dobry i przyszłościowy system obiegu dokumentów powinien oferować bogatą funkcjonalność, być elastyczny oraz zapewniać wysokie standardy bezpieczeństwa. Jego istotnym atutem będzie także możliwość audytu przepływu dokumentów wewnątrz organizacji, co znacząco ułatwi kontrolowanie ich obiegu oraz pozwoli na wprowadzanie modyfikacji tam, gdzie jest to potrzebne.
Ponadto, system DMS powinien pozwalać na tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów oraz sprawne wprowadzanie zmian i modyfikacji z natychmiastowym rezultatem. Pozwoli to firmie na dostosowywanie istniejących obiegów dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb wynikających zarówno z wymagań własnych, jak i zewnętrznych regulacji. Warty zainteresowania system obiegu dokumentów powinien także szybko reagować na podstawowe, często zachodzące w organizacjach zmiany, jak np. modyfikacja i nadawanie nowych dostępów, aktualizowanie i archiwizowanie instancji obiegu dokumentów oraz zastępstwa na czas nieobecności.
Również istotnym aspektem (szczególnie z perspektywy wewnętrznego działu IT firmy czy zewnętrznego dostawcy) jest środowisko i sposób, w jaki aplikacje biznesowe są budowane, rozwijane, modyfikowane i utrzymywane. Narzędzia informatyczne mają być bowiem pomocą, wsparciem i katalizatorem rozwoju biznesu, podążając zgodnie z rytmem zmieniających się dynamicznie potrzeb i uwarunkowań (tzw. Time to Business), a nie ograniczeniem i hamulcem, czym grozi wdrożenie w organizacji systemu niedostosowanego do wprowadzania zmian na bieżąco, z natychmiastowym rezultatem i pełnym raportowaniem modyfikacji.
Ogromna popularność elektronicznych systemów zarządzania dokumentami spowodowała, że na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań klasy DMS. Przedsiębiorcy mogą zdecydować się zarówno na tzw. rozwiązania pudełkowe i systemy kodowane od zera, jak i nowocześniejsze i bardziej od nich funkcjonalne i elastyczne platformy low-code. Systemy pudełkowe i kodowane od zera nie są jednak optymalnym wyborem, gdyż są rozwiązaniami trudnymi i kosztownymi w modyfikacji, przez co nie są w stanie nadążać za tempem pracy współczesnych przedsiębiorstw. Zamiast nich warto natomiast sięgnąć po coraz popularniejsze platformy low-code, które pozwalają na szybkie tworzenie skrojonych na miarę, wysoko funkcjonalnych i łatwo modyfikowalnych rozwiązań (aplikacji biznesowych), pozwalając firmie uniezależnić się od konkretnych zespołów deweloperskich.
