Faktura określana jako proforma jest często używana w biznesie. Czym dokładnie jest ten dokument i w jakich sytuacjach można go wystawić?
Czym jest faktura proforma?
Przepisy obowiązujące w Polsce nie regulują kwestii faktur proforma. Są to dokumenty, które nie mają statusu faktury VAT lub innej faktury, ale mają one szerokie zastosowanie i w wielu sytuacjach ułatwiają prowadzenie firmy.
Co oznacza faktura proforma? Faktura tego typu jest dokumentem, który wygląda jak faktura VAT, natomiast nie stanowi dowodu księgowego. Można zatem traktować ją jako projekt, zapowiedź czy propozycję faktury.
Fakturę tego typu można rozpoznać po umieszczeniu na niej dopisku „proforma”, który znajduje się najczęściej w jej tytule.
Faktura proforma – kiedy można ją zastosować?
Wprawdzie faktura proforma nie jest tym samym, co faktura VAT, to jednak ma ona szereg zalet. W jakich sytuacjach przedsiębiorca może zdecydować się na jej wystawienie?
Przykładowe zastosowania faktury proforma:- Przygotowanie wyceny dla klienta lub kontrahenta,- Poinformowanie o kosztach przed sprzedażą towaru czy wykonaniem usługi,- Przyjęcie zaliczki – wystawia się wtedy fakturę proforma do faktury zaliczkowej.
Oczywiście, faktura ta może być również zastosowana w innych sytuacjach, gdy konieczne będzie przekazanie informacji kontrahentowi albo klientowi, jeszcze przed zawarciem z nim transakcji i dokonaniem sprzedaży.
Jakie dane powinna zawierać faktura proforma?
Podstawą do przygotowania faktury proforma może być standardowa faktura VAT, ponieważ w obu tych dokumentach stosuje się takie same dane.
Do elementów w fakturze proforma zaliczane są:- Data wystawienia,- Numer faktury,- Informacje o stronach,- Informacje o produktach, usługach,- Ceny netto z jednostkami,- Wartość sprzedaży netto,- Stawka podatku VAT oraz kwota podatku VAT,- Wartość sprzedaży z podatkiem – brutto.
Należy jednak pamiętać o tym, że faktura proforma musi być odpowiednio zatytułowana, czyli musi ona zawierać informacje dotyczące tego, że jest proformą. Umieszcza się je w tytule faktury, by były one dobrze widoczne.
Najważniejsze informacje o fakturze proforma:- Czy faktura proforma jest dowodem zakupu? Nie, nie stanowi ona dowodu zakupu, natomiast najczęściej stosowana jest ona jako forma wyceny towarów.- Jakie informacje powinny znaleźć się w fakturze proforma? Stosuje się wtedy ten sam wzór faktury jak w przypadku faktury VAT, natomiast w tytule umieszcza się informację „proforma”.- Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty? Nie, faktura ta nie zobowiązuje do zapłaty.- Czy faktura VAT musi wyglądać tak samo, jak faktura proforma? Nie, może zawierać ona inne dane, na przykład, gdy doszło do zmian kwot.
