Czas jest niezwykle intrygującą rzeczą, której nie można kupić ani zdobyć. Poza tym, wszyscy, bez względu na status społeczny, sytuację materialną czy wiek mamy go tyle samo – 24 godziny codziennie. Umiejętnością, którą na szczęście możemy zdobyć jest odpowiednie zarządzanie dostępnym czasem. Nie jest to proste, ale możliwe i warte przyswojenia.
Zaplanuj swój dzień wykorzystując kalendarz
Pamięć ludzka jest zawodna. Nawet ważne informacje, po chwili ulatują, dlatego trudno jest zaplanować dobrze cały dzień, bez użycia kartki i długopisu. Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania czasem jest stworzenie dziennego planu zajęć. Najlepiej jest to zrobić wieczorem przed snem albo wcześnie rano. W liście trzeba uwzględnić nie tylko zadania do wykonania w pracy, ale również w domu. Do codziennych obowiązków zalicza się przecież: pójście na zakupy, odprowadzenie dziecka do przedszkola, trening na siłowni. Poza spisaniem czynności, trzeba oszacować czas potrzebny na wykonanie konkretnego zadania. Czynności mające deadline motywują do działania.
Korzystaj z kalendarza! Może to być kalendarz w telefonie albo notebooku. Należy zapisywać ważne wydarzenia, zadania na kolejny dzień i zaplanowane zadania w przyszłości. W firmach często używa się kalendarzy wbudowanych w program pocztowy: Lotus, Outlook.
Priorytetyzacja zadań - jak robić to dobrze?
Mając do wykonania kilka zadań trzeba umiejętnie je zhierarchizować. Najpierw wykonuje się czynności najważniejsze, a na końcu te, które mają mniejszą wagę. Poza tym, próbuj grupować swoje zadania. Przykładowo, jeśli musisz wykonać kilka telefonów, ustal czas, kiedy zamierzasz to zrobić i wykonuj je jeden po drugim. Oczywiście w ciągu dnia należy wyznaczać niewielkie bufory czasowe, na przerwy między zadaniami. Pozwoli to złapać oddech i przygotować się do kolejnej czynności. Efektywne zarządzanie czasem ćwiczenia są kluczem do osiągnięcia sukcesu na tym polu. Oczywistym jest, że początkowo, spisywanie zadań, dzielenie ich, grupowanie i nadawanie wag nie będzie rzeczą prostą. Jest to jednak umiejętność, którą w 100% można wypracować.
Utrzymaj wysoką efektywność, wyłączając rozpraszacze
Bardzo ważne jest, by trzymać się ustalonego planu i nie pozwalać czynnikom z zewnątrz zaburzyć harmonogramu. Należy wyeliminować wszelkiego typu rozpraszacze – TV, portale społecznościowe, You Tube, Spotyfy. Takie elementy są pożeraczami czasu, od których trudno się oderwać. Zakupy online? Oglądanie filmu, serialu? To trwa kilka godzin! W planie dnia można uwzględnić dłuższą przerwę na relaks - drzemkę, wyjście do kina, oglądanie filmu, ale ma to być świadomy wybór na zagospodarowanie kawałka dnia. Rozpraszacze sprawiają, że nasza efektywność diametralnie spada.
Planując dzień, warto spojrzeć na listę zadań i zastanowić się, czy wszystkie należą do naszych obowiązków. Zdarza się, że niektóre czynności mogą być lepiej wykonane przez kogoś innego. Nie ma to być wyręczanie, ale delegowanie zadania na inną osobę, która lepiej niż my wykona daną czynność. Trzeba pamiętać, że odpowiedzialność za wykonaną pracę i tak pozostaje po naszej stronie.
