Powszechnie wiadomo, że efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem i podejmowanie właściwych decyzji umożliwiających jego rozwój nie jest proste. Wymaga analizy dostępnych danych oraz odpowiedniego zaplanowania i kontroli procesów biznesowych. Pomoże w tym oprogramowanie ERP, które służy do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Czym jest ono dokładnie? Jakie korzyści wynikają z jego wdrożenia? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Czym jest oprogramowanie ERP?
System ERP, czyli Enterprise Resources Planning to oprogramowanie stworzone do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, do których należą zarówno finanse, jak i produkcja i wykorzystywane w niej materiały, czy zasoby ludzkie. System składa się z wielu zintegrowanych modułów, które odpowiadają za poszczególne obszary działalności. Ich integracja umożliwia kompleksowe zarządzanie firmą oraz skuteczną wymianę informacji pomiędzy osobnymi działami. Wykorzystanie systemów ERP stwarza ogromne możliwości, jednak należy mieć świadomość, że nie wszystkie można i warto wykorzystywać w danej działalności. Dlatego też warto zadbać o to by system był dopasowany do potrzeb firmy i na tyle elastyczny, by można było go rozbudować w przyszłości.
Rodzaje systemów ERP
Dostawcy systemów ERP przedstawiają swoim klientom wiele różnych rozwiązań, które różnią się oferowaną funkcjonalnością. Rodzaje systemów ERP można rozróżnić również pod względem metody ich wdrożenia i funkcjonowania. Według tego kryterium wyróżnia się:
- ERP lokalne, które jest wdrażane stacjonarnie w siedzibie firmy, a instalacja następuje na komputerach i serwerach do niej należących. Przedsiębiorstwo dysponuje dzięki temu systemem na własność oraz ma nad nim pełną kontrolę;
- ERP w chmurze, które funkcjonuje w ramach usługi SaaS. Firma przechowuje swoje dane w chmurze, co umożliwia dostęp do nich z dowolnego miejsca na Ziemi i na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Dostawca oprogramowania odpowiada natomiast m.in. za wsparcie techniczne i aktualizacje systemu;
- ERP hybrydowe, które łączy w sobie funkcje rozwiązania lokalnego i chmurowego. Umożliwia ono również migrację między tymi modelami, kiedy tylko zachodzi taka potrzeba.
Jak działa system ERP?
Wdrożenie systemów zarządzania ERP dotyczy wszystkich procesów w przedsiębiorstwie i zapewnia:
- zintegrowany system;
- wspólną bazę danych;
- pracę w czasie rzeczywistym;
- wsparcie dla wszystkich aplikacji/komponentów;
- wspólny interfejs użytkownika dla całej aplikacji/komponentów;
- wdrożenie lokalne lub w chmurze.
Systemy ERP gromadzą, przetwarzają i synchronizują wszystkie dane dotyczące istniejących w firmie procesów biznesowych. Są to dane pochodzące zarówno z systemu ERP, jak i zintegrowanego z nim oprogramowania zewnętrznego, co ułatwia kontrolę dotychczasowych procesów, upraszcza proces decyzyjny oraz ułatwia planowanie dalszej działalności. Oprogramowanie ERP, dzięki wykorzystaniu botów RPA pozwala również zautomatyzować część procesów, a co za tym idzie przyspieszyć ich realizację.
Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu ERP w firmie?
Wdrożenie oprogramowania ERP w przedsiębiorstwie przynosi wiele korzyści, do których należy m.in.:
- ograniczenie kosztów działalności - system pozwala zoptymalizować i uprościć istniejące procesy, redukując tym samym ich koszty. Jest to możliwe również dzięki wyeliminowaniu zbędnych procesów, które do tej pory obciążały budżet i zabierały czas pracownikom;
- usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie - dane przetwarzane przez system są dostępne dla wszystkich pracowników, którzy go obsługują w czasie rzeczywistym, co przyspiesza komunikację wewnątrz firmy i poprawia jej jakość;
- wyższa jakość informacji - system w odpowiedni sposób zbiera i gromadzi dane, co umożliwia generowanie bardziej rozbudowanych raportów i analiz, które są kluczowe na etapie podejmowania decyzji.
Wdrożenie systemów ERP przynosi również wiele innych korzyści, które przekładają się bezpośrednio na zadowolenie klienta zewnętrznego oraz pozwalają rozwinąć biznes i uzyskać przewagę nad konkurencją.
Na co zwrócić uwagę wybierając system ERP?
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań klasy ERP, które ferowane są przez różnych dostawców. Na co więc zwrócić uwagę przy wyborze tego typu oprogramowania? Przede wszystkim na:
- dopasowanie do potrzeb firmy - system ERP odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa oraz specyfice branży, w której ono działa;
- elastyczność - oprogramowanie powinno mieć możliwość rozbudowy oraz skalowalności, co pozwoli nadążyć za rozwojem firmy. Elastyczny system ERP oferuje m.in. Mindbox, a informacje na jego temat są dostępne na https://mindbox.pl/pl/erp/;
- doświadczenie dostawcy oprogramowania i oferowane przez niego wsparcie - ważne jest, by dostawca oprogramowania wdrażał już podobne rozwiązania w tej samej branży, a co za tym idzie znał jej specyfikę. Umożliwi to również świadczenie kompleksowego wsparcia w przypadku pojawiających się problemów;
- koszt zakupu i wdrożenia - na koszty należy patrzeć całościowo, ponieważ w wielu przypadkach niska cena zakupu wiąże się z dodatkowymi opłatami za wdrożenie, czy integrację dotychczasowych systemów. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: Co wpływa na wycenę systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP w firmie pozwala zwiększyć efektywność jej funkcjonowania oraz sprawniej nią zarządzać. Umożliwia to szybszy rozwój, zdobycie przewagi konkurencyjnej i zostanie liderem w branży. Można mieć również pewność, że klienci i partnerzy biznesowi docenią fakt, że firma stawia na innowacje.
