Expeditors International to amerykańska firma spedycyjno - logistyczna z siedzibą w Seattle kompleksowo zajmująca się realizacją i wsparciem łańcucha dostaw. W Polsce firma jest obecna od 2005 roku. O firmie rozmawiamy z Panią Martą Piechel - Dyrektor Zarządzająca, Członek Zarządu Expeditors Polska Sp. z o.o.
Proszę powiedzieć, jakie były początki firmy Expeditors Polska Sp. z o.o. i jakie momenty były najważniejsze w historii w jej rozwoju?
Firma Expeditors Polska powstała w 2005 roku w ramach akwizycji rodzimej firmy Fair Cargo sp. z o.o., która przez kilka lat była agentem Expeditors Intl. na terenie Polski. A ponieważ ideą Expeditors jest rozwój organiczny, w latach 2003 & 2004 władze firmy przystąpiły do rozmów z właścicielem firmy Fair Cargo, po czym w 2005 roku zarejestrowano spółkę Expeditors w Polsce. Do momentów przełomowych zdecydowanie zaliczamy otwarcie naszego oddziału w Krakowie w 2007 roku – 3 osoby obsługujące fracht lotniczy, a dziś jest to 9 osobowy zespół z niezmiernie prężnym działem lotniczym z Izabelą Klinicką (Air Freight Manager) na czele, działem celnym oraz regionalnym na Europę opiekunem kilku dużych sieciowych klientów w osobie Marcina Warchała. Dodatkowo finalizujemy właśnie rekrutację na stanowisko handlowe. Kolejną odskocznią w rozwoju firmy okazało sie stworzenie własnej agencji celnej z prawdziwego zdarzenia, na początku składającej sie z 3-4 osób obecnych na lotnisku Chopina. Po kilku próbach jej restrukturyzacji obecnie możemy się poszczycić 11 osobowym zespołem specjalistów działających w Warszawie, Krakowie i Bielsku-Białej. Zespołem celnym dowodzi Anna Stawasz, już prawie 15 lat związana z Expeditors – ekspertka z ogromnym doświadczeniem morskim, która w 2018 roku podjęła się poprowadzenia działu celnego z najlepszym, jak dotychczas, sukcesem. Myślę jednak, że największy boom naszej agencji celnej jeszcze przed nami. Ważną chwilą była zmiana w styczniu 2017 roku na stanowisku Dyrektora Zarządzającego, kiedy to mój poprzednik (w tej roli od początku istnienia Expeditors Polska), a jednocześnie wspaniały mentor i mój przewodnik po meandrach biznesu zdecydował się opuścić szeregi Expeditors, nominując mnie na swojego następcę. Jednakże niewątpliwie największy kamień milowy dla Expeditors Polska następuje teraz, kiedy pierwszy raz od początku istnienia, wychodząc naprzeciw potrzebom ekspansji i ogromnej chęci poprawy warunków pracy dla naszego zespołu, zmieniliśmy siedzibę biur w Warszawie i Krakowie oraz zdecydowaliśmy sie na konsolidację naszych usług cross-dockowych i dystrybucyjnych w 1 centralnym magazynie Expeditors o powierzchni ponad 5100mkw, zaprojektowanym według najwyższych standardów rynkowych.
Expeditors zaspokaja coraz bardziej wyrafinowane potrzeby handlu międzynarodowego poprzez niestandardowe rozwiązania i jednolite, zintegrowane systemy informacyjne. Wasze usługi obejmują spedycję frachtu lotniczego, morskiego, drogowego, kolejowego, konsolidację dostawców, odprawę celną, ubezpieczenie ładunku, dystrybucję i inne usługi logistyczne o wartości dodanej. Czy mogą Państwo opowiedzieć szerzej o oferowanych przez Expeditors Polska usługach?
Zgadza się, jesteśmy kompleksowym operatorem logistycznym, tzw. „one stop shop”, oferującym nie tylko sam przewóz towarów czy ich odprawę, ale także wypracowując dla naszych klientów najlepsze dla nich rozwiązania łączące korzyści czasowe i finansowe. Nasze usługi wspieramy narzędziami analitycznymi dostępnymi dla klientów 24/7 online oraz - wiem, że zabrzmi to banalnie, ale to naprawdę ogromna wartość dodana rozpoznawana i doceniana na co dzień – z najwyższym poziomem customer service, zawsze i wciąż z konkretnym imieniem i nazwiskiem przed twarzami klientów, mailowo czy telefonicznie. Ten czynnik ludzki jest niezmiernie cenny w dzisiejszych czasach. Nierzadko działamy też jako doradca, w momencie, kiedy nasi specjaliści są polecani innym przedsiębiorcom przez naszych obecnych kontrahentów. Służymy poradami z zakresu procedur celnych, mogąc wykorzystać nasz naprawdę szeroki wachlarz pozwoleń celnych i wysokich zabezpieczeń, w tym m. in. VAT odroczony, korzystanie z własnego Składu Celnego i Magazynu Czasowego Składowania, procedury uszlachetniania czynnego i biernego, etc. Jako Zarejestrowany Agent (dotyczy bezpiecznego lańcucha dostaw w transporcie lotniczym) edukujemy i propagujemy benefity wynikające z implementacji owego programu w przedsiębiorstwach. Doświadczenia podczas sprawdzania i prześwietlania towarów eksportowanych na różnych europejskich lotniskach oraz oficjalne zalecenia ULC wskazują, iż wprowadzenie Programu Ochrony jest jedyną słuszną drogą prowadzącą do skrócenia kolejek u agentów handlingowych na lotniskach, wyeliminowanie ryzyka uszkodzenia towaru bądź opakowania podczas konieczności jego otwarcia przy przeprowadzaniu kontroli i tym samym znaczne skrócenie czasu transportu. Wszystkie nasze usługi możemy uzupełnić o ubezpieczenie cargo, co zdecydowanie pozwala naszym klientom na spokojnieszy sen.
Wasze wszechstronne, elastyczne spektrum usług jest wspierane przez najnowocześniejszą technologię informacyjną, która zapewnia wysoki poziom widoczności.
Dokładnie tak – wiemy, jak ważna jest widoczność każdego etapu przesyłki nie tylko dla naszych pracowników, lecz także dla zlecających. Systemy operacyjne oraz informatyczne zawsze byly dla Expeditors priorytetem, o czym świadczy własny ponad 900 osobowy zespół IT – to liczba tylko w naszej centrali w Seattle, WA. 7 dni w tygodniu czuwają nad bezpieczeństwem danych naszych i naszych klientów jednocześnie nieprzerwanie pracują nad usprawnieniami naszych systemów. Obecnie jesteśmy w przededniu implementacji odświeżonego i w pełni zintegrowanego systemu operacyjnego, który niezwykle ułatwi pracę na każdym jej etapie – od momentu pozyskiwania klienta, przez obsługę jego przesyłki, na danych kredytowo - finansowych kończąc. Wszelkie informacje będą „one click away”. Zmieni się także interfejs aplikacji, gdzie klienci mają dostęp do śledzenia wysyłek oraz do dokumentów z nią związanych. Będzie on wzbogacony o mapkę lokalizacji towaru, z zachowaniem już dziś widocznych wszystkich etapów transportu. Najnowocześniejsza technologia informacyjna jest zdecydowanie w DNA Expeditors, nasz obecny CEO Jeff Musser ma mocny background IT, stąd stuprocentowe zrozumienie inwestycji w tym zakresie. Przed objęciem roli CEO p. Musser przez kilka lat pełnił rolę Chief Information Officer. Lokalizacja naszego CHQ w Seattle zdecydowanie wpływa na codzienną współpracę z największymi gigantami IT.
Dzięki waszym relacjom z lokalnymi dostawcami i globalnymi partnerami lotniczymi i morskimi możecie zapewnić Klientom najlepsze opcje kierowania przesyłek i cen. Proszę powiedzieć co sprawiło, iż Państwa firma odniosła tak duży sukces i zyskała zaufanie swoich klientów?
Będąc firmą obecną w ponad 100 krajach na świecie i przewożąc ponad 1 010 000 ton lotniczo oraz 1 170 000 TEU morsko w 2018 roku zdecydowanie wykorzystujemy swoją siłę zakupową u globalnych partnerów. Jesteśmy podzieleni na 5 makroregionów na świecie, w każdym z nich działamy według bliżniaczego schematu organizacyjnego, gdzie nasi specjaliści są odpowiedzialni za zakupy i relacje z liniami lotniczymi czy armatorami na poziomie regionalnym. Dla Warszawy i Krakowa naturalnym hubem lotniczym jest Frankfurt, przez który kierujemy ok. 75% naszego wolumenu. Reszta towaru zaczyna bądż kończy swoją podróż na lotniskach w Warszawie, Krakowie czy Katowicach. I tu negocjacje są już po naszej lokalnej stronie – Izabela Klinicka w Krakowie oraz Martyna Stasińska (Air Freight Manager) w Warszawie dbają o najbardziej konkurencyjny poziom cen zakupowych. Podobnie wygląda sprawa dla frachtu morskiego, gdzie duża jego część jest pozyskiwana przez naszych kolegów odpowiedzialnych za produkt morski na poziomie europejskim – nie można tu nie wspomnieć o ogromnym sukcesie naszego polskiego działu morskiego, zarządzanego od samego początku istnienia Expeditors Polska przez Alinę Lipkę, który tak mocno urósł w ostatnich 3-4 latach, że w modelu zakupowym Expeditors porty Gdańsk i Gdynia dodano do listy portów bazowych w Europie. Stawki z/do Gdańska czy Gdyni są obecnie negocjowane na podobnych warunkach co Hamburg, Bremerhaven czy Rotterdam. Należy jednak pamiętać, że każdy towar trzeba do magazynu, lotniska czy portu dowieźć – na kołach, na kolei, czasem i na barce. Relacje biznesowe z tymi dostawcami usług są w całości po naszej polskiej stronie, Managerowie produktu są w tej kwestii wspierani stanowiskiem Managera ds. Dostawców Usług w osobie Agnieszki Wojcik, z którą całościowo analizujemy nasze zakupy i rozwiązania, biorąc pod uwagę cały przewożony tonaż i możliwie największą konsolidacje towarów. Właśnie zakończyliśmy nasz najnowszy projekt optymalizacyjny, czekam, aby na koniec Q3 zobaczyć jego sukces w liczbach. Niezależnie jednak od strony kupującej fracht, na końcu zawsze mamy decyzję biznesową naszych managerów i spedytorów w kwestii jak najlepiej wykorzystać dane możliwości i przełożyć na zoptymalizowany transport. Spedycyjny spryt i „know how” jest w każdej podobnej firmie bezcenny. Pyta Pan, jak budujemy zaufanie wśród klientów? I tu znów odniosę się do banalnej, acz niezwykle skutecznej metody – jak najczęściej kontaktujemy się z naszymi klientami, wyjaśniamy opcje obecne na rynku i tłumaczymy różnice między nimi. Zdarza się, że nawet osoby z działów logistycznych zlecających nam transport potrzebują wsparcia w zrozumieniu rodzaju serwisu czy warunków Incoterms.
Co jest strategicznym potencjałem Państwa firmy i kluczem do sukcesu?
Działamy jako firma „non-asset”, co daje nam ogromną elastyczność, a jednocześnie minimum kosztów stałych. Taki model nie przywiązuje nas do jednego czy dwóch „wymuszonych” rozwiązań, w zamian daje pole do kreatywności i projektowania tzw. routingów. Jak wspomniałam, baza naszych dostawców usług, zwłaszcza w zakresie transportu krajowego, jest kontrolowana w Polsce. Strategią przyświecającą tym relacjom jest „win-win”, stąd, aby móc wykonywać usługi dla Expeditors należy najpierw przejść dość szczegółowy etap kwalifikacji do naszej bazy przewoźników. Najbardziej cenimy bezpieczeństwo – pod względem fizycznym, finansowym, a w dzisiejszym świecie chyba najbardziej wrażliwym – informatycznym. Wszystkie te obszary są poddawane due-diligence, nasza specjalistka od Bezpieczeństwa Agnieszka Mościcka niezwykle sumiennie przeprowadza analizę ryzyka. Upewniamy się, że dostawca rozumie zasady współpracy tak samo, jak my. Pod żadnym pozorem nie korzystamy z giełd transportowych. Dyskutujemy z przewoźnikami, w jakich obszarach możemy wspólnie zrobić dobry dla obu stron biznes i minimum co kwartał weryfikujemy co się udało, a co nie. Analizujemy liczbę zleceń i ogólny performance, bo wyznaczamy przecież czasowe i jakościowe KPI. Nie oczekujemy jednak realizacji transportów do Skandynawii od przewoźnika, który specjalizuje się np. w Grecji. Mirella Kostrzewska (Road Freight Manager) z góry ustala z przewoźnikami realne ramy współpracy i zazwyczaj jest to współpraca wieloletnia. Mamy partnerów biznesowych, z którymi współpracujemy nawet od początku powstania Expeditors w Polsce. Nasz największy klucz do sukcesu we współpracy z przewoźnikami? Płatności na czas w superkrótkim jak na drogowe zlecenia warunki 30 dni. Wiem, że na rynku takie terminy już prawie nie istnieją, my jednak rozumiemy dlaczego warto być wiernym tej zasadzie - stali przewoźnicy odwdzięczają się serwisem na naprawdę wysokim poziomie.
Przy obsłudze kontraktów korzystacie z doświadczonego i wykwalifikowanego zespołu specjalistów, aby realizować umowę na najwyższym możliwym poziomie. Czy mogą nam Państwo opowiedzieć o kadrze specjalistów, którzy na co dzień budują wartość firmy?
Nawiązując do pytania poprzedniego, gdzie potwierdziłam, ze jesteśmy przedsiębiorstwem „non-asset”, teraz mogę dopełnić, że największym „assetem” firmy są ludzie. Jest to jeden z filarów Expeditors i po moich 11 latach w firmie, podpisuję się pod tym stwierdzeniem obiema rękoma. Jeśli zadałby mi Pan pytanie za co ja najbardziej cenię Expeditors, to bez wahania odpowiedziałabym, ze za siłę sieci biur oraz za ludzi z przeogromną pasją, których tu spotykam i z którymi mam przyjemność współpracować. Specjaliści zarządzający Europą nadają ton dla każdego z 47 biur w naszym regionie, a my w każdym z tych biur staramy się stworzyć środowisko dla rozwoju specjalistów na lokalnym podwórku. Nie zawsze jest tak, że na danym stanowisku zatrudniamy „gotowego” eksperta z rynku. Najczęściej wykorzystujemy możliwości awansów spośród naszej puli talentów z wewnątrz, co w znamienitej większości przypadków kończy się sukcesem. Działamy w imię zasady: „we hire for attitude, we train for skills”. Podnoszenie kwalifikacji i świadomości pośród pracowników to nasza codzienna praca. Jest to wymierne przy rozpoznawalności serwisu i wiedzy naszych pracowników wsród klientów oraz wsród naszych współpracowników z innych biur Expeditors na całym świecie. Przez lata zbudowaliśmy solidną markę Expeditors Polska, niejednokrotnie wspieraliśmy w potrzebie naszych kolegów w Europie, a nasze wyniki audytów jakościowych (dyktowanych przez i na warunkach ISO) od lat utrzymują się na pozimie 95%. Wynik z tego roku to 97,90%.
Jakość usług to dla Państwa priorytet. Współpracują Państwo tylko ze sprawdzonymi podwykonawcami. Czy chcieliby Państwo szczególnie wyróżnić któreś firmy – Państwa głównych partnerów?
Zdecydowanie tak – bez owocnej współpracy ze sprawdzonymi podwykonawcami nie byłoby nas tu, gdzie jesteśmy dziś. W Warszawie przez lata (od 2010 roku) współpracowaliśmy z agentem handlingowym Airnet Services sp. z o.o., który co miesiąc obsługiwał dla nas znaczący wolumen w imporcie z hubu z Frankfurtu. Regularnie wspierał nas w ramach usługi prześwietlania towaru eksportowego i nadawania bezpiecznego statusu. Airnet to elastyczność rozwiązań na miarę potrzeb dzisiejszego rynku. Wspomniana wcześniej strategia „win-win” z przewoźnikami to realne odzwierciedlenie współpracy z firmą Morado Sp. z o.o. - realizujemy wspólnie przewozy kontenerowe do i z portów w Gdyni, Gdańsku, Hamburgu, Bremerhaven, a zdarzał się i Koper. Z kolei lokalna firma przewozowa na południu Polski - Kips Transport Sp. z o.o. to najbardziej solidni i sympatyczni kierowcy w całej Małopolsce. Na ogromne uznanie profesjonalizmu zasługuje także inna krakowska firma – Stan - Trans Kraków International Logistics – p. Wojciech Staniek i p. Elena Springer z całym zespołem to specjaliści podążający naprawdę z duchem czasów TSL.
Jakie inwestycje związane z rozwojem firmy były realizowane na przestrzeni ostatnich kilku lat?
Największa inwestycja właśnie za nami – przeprowadzka biur w Krakowie i Warszawie oraz inwestycja we własny ponad 5100 mkw magazyn w Parzniewie. Sprostanie dzisiejszemu środowisku pracy i chęć podniesienia standardu pracy dla naszego juz prawie 70 osobowego zespołu zmotywował mnie do podjęcia tej przełomowej decyzji. Inwestycja w nowy magazyn obejmuje nie tylko zwiększenie samej powierzchni, ale odpowiednie jej wyposażenie. Zdecydowaliśmy się na regały wysokiego skladowania na 6 poziomach oraz na supernowoczesne rozwiązanie wózków VNA (very narrow aisle), które na tej samej powierzchni pozwala zwiększyć liczbę składowanych palet o 30%. Natomiast wózki poruszające się na pętli indukcyjnej to nawet do 60 ruchów na godzinę, a przede wszystkich bezpieczeństwo pracy na najwyższym poziomie. Przy takiej wydajności skanery RF to już konieczność. Mateusz Kurdek, który jest odpowiedzialny za operacje magazynowo – dystrybucyjne ściśle podąża za nowinkami rynku i powraca regularnie z nowymi, ciekawymi pomysłami usprawnień. Zainwestowaliśmy również w profesjonalną strefę oczekiwania dla kierowców z dostępem do prysznica i strefy odpoczynku.
Jak oceniają Państwo przyszłość branży w której działa firma, jakie są w związku z tym plany firmy na najbliższe lata?
Na temat teraźniejszości i przyszłości branży TSL zostało już powiedziane wiele, tym bardziej, że obecnie wciąż jest to jedna z najbardziej rozwijających się branż w Polsce – od 3 lat rozwija się dwukrotnie szybciej niż PKB. Deficyt kierowców oraz spedytorów dotyka wszystkich na naszym rynku, ale Expeditors nauczyło się już funkcjonować w warunkach VUCA. Nasza branża zawsze była dynamiczna, od jakiegoś czasu stała się dodatkowo bardzo nieprzewidywalna. Trudno robić plany 3-5cio letnie, przy coraz krótszych kontraktach z klientami i szybszej ich rotacji. Ja chcę się skupić na zabezpieczeniu ciągłości operacyjnej firmy, a tę w największym stopniu może zapewnić elastyczność i umiejętności pracowników. Dlatego wraz z managerami propagujemy i namawiamy pracowników do podejmowania wyzwań i poszerzania wiedzy z zakresu stanowisk, które mogą się okazać przydatne w najmniej spodziewanym momencie. Duży nacisk stawiamy na tzw. „cross desk training”. Poza tym nie odpuszczam bezkompromisowej wręcz kontroli kosztów – zawsze i wciąż, niezależnie od koniunktury, przy jednoczesnym wykorzystaniu automatyzacji wszędzie, gdzie tylko jest to możliwe. Na szczęście dołączają już do naszych zespołów młodzi ludzie, którzy automatyzowanie powtarzalnych czynności mają we krwi i zależy im na wykorzystaniu dostępnej technologii IT w szerokim spectrum. To właśnie takie podejście wyróżnia nas na rynku w kategorii Produktywność i jej utrzymanie jest naszym celem na najbliższą przyszłość.
Czy angażują się Państwo w działalność pozabranżową, jak na przykład akcje charytatywne, imprezy sportowe i kulturalne?
Oczywiście, że się angażujemy – jest w nas tyle energii i pomysłów na działalność pozabranżową, że czasem stajemy przed wyborem, bo nie da się uczestniczyć we wszystkim na raz. Regularnie bierzemy udział w Szlachetnej Paczce, robimy zbiórki dla potrzebujących piesków w schronisku, zbieramy plastikowe korki także na cel charytatywny. Z uporem maniaka segregujemy śmieci, obecna lokalizacja i wsparcie w tym zakresie kompleksu Business Garden niezwykle nam pomaga i nas dopinguje. Zbieramy także elektroodpady - podobnie, jak plastikowe korki w szczytnym celu. W zeszłym roku nasi koledzy brali udział w rozgrywkach Pilki Nożnej, w tym uczestniczylismy w rozgrywkach siatkówki najemców w kompleksie Business Garden.
Jakimi certyfikatami, nagrodami, tytułami i wyróżnieniami mogą i chcą się Państwo pochwalić?
Certyfikaty, licencje i nagrody to wynik wspólnej pracy całego naszego zespołu na przestrzeni lat. Wspominając te najważniejsze wymienię: certyfikat AEO F, ISO 9001 2015, Licencja WSK dla przewozu towarów militarnych oraz podwójnego zastosowania, jesteśmy posiadaczem Programu Ochrony (mamy własny nr RA), jesteśmy w programie C-TPAT (program ten jest kluczowy przy wymianie towarów z USA), dwa lata z rzędu otrzymaliśmy nagrodę 3-go miejsca w rankingu TSL Dziennika Gazety Prawnej w kategorii przychody z frachtu lotniczego. W 2020 mamy zamiar zaatakować miejsce 2-gie.
