Nie bez powodu księgowość i HR zaliczają się do najczęściej outsourcowanych przez duże i średnie firmy dziedzin działalności. Jakie są wady i zalety korzystania z zewnętrznych zasobów w tym zakresie? Czy zawsze to się opłaca? Poznaj wszystkie za i przeciw.
Outsourcing, czyli zlecenie części firmowych zadań lub roli całego działu, podmiotowi zewnętrznemu, który specjalizuje się w danej dziedzinie, jest coraz bardziej popularny w Polsce i na świecie. Jak wskazują raporty branżowe, duże i średnie przedsiębiorstwa najchętniej przekazują księgowość, kadry oraz administrację podmiotom zewnętrznym. Jak każde rozwiązanie, także i to posiada swoje wady i zalety. Sprawdź, czy dostrzegasz je wszystkie!
Optymalizacja kosztów
Oszczędności rzędu 20-50% odnotowują firmy, które zdecydowały się zrezygnować z wewnętrznej księgowości na rzecz biura rachunkowego. Trudno dyskutować z tak wysokim zwrotem z inwestycji. A z czego on wynika? Nie wszyscy wiedzą, ale koszty utrzymania pracownika etatowego są o wiele większe niż jego goła pensja, dochodzą do tego rozmaite składki, między innymi emerytalna, rentowa, chorobowa, zdrowotna, środki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych itd. Opłaca je pracodawca.
Inaczej koszty rozkładają się we współpracy z biurem księgowym. Tutaj płatność następuje po wykonanym, wcześniej wycenionym zleceniu lub poprzez zapłatę miesięcznego abonamentu. We współpracy B2B (czyli kontrahent z kontrahentem) opłaca się kwotę na fakturze poszerzoną o podatek dochodowy oraz VAT i nic więcej.
Kompleksowość usług
Wszechstronność to kolejna zaleta biura rachunkowego. Doświadczony usługodawca w tej dziedzinie wie, żeby utrzymać aktualnych klientów i zdobywać nowych, musi poszerzać zakres swoich kompetencji, a także aktualizować na bieżąco poziom wiedzy. Duża konkurencja na rynku budzi w tym przypadku chęć bycia najlepszym i posiadania nieposzlakowanej opinii – może to działać na korzyść klientów. Właściciele biur księgowych dbają zatem, aby zatrudniać specjalistów znających się na różnych aspektach prawnych i podatkowych. Dzięki temu, podobnie jak np. Księgowy Expert z Poznania, potrafią zapewnić zarówno pomoc w zakresie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, jak i zaopiniować regulaminy, umowy czy rozwiązania PPOŻ czy BHP.
Odpowiedzialność zewnętrzna
Przekierowując rozliczenia do biura księgowego, zdejmujemy z siebie częściowo odpowiedzialność za te kwestie. Wiele firm, które oferują usługi księgowe wykupują specjalne ubezpieczenia w razie popełnienia błędu lub niedopatrzenia terminów. Oznacza to, że są gotowe wziąć odpowiedzialność w przypadku ewentualnych komplikacji.
Biura księgowe, jak np. Księgowy Expert z Poznania, biorą na siebie jednak nie tylko odpowiedzialność finansową czy prawną. Warto zauważyć, że zwalniają firmę także z konieczności posiadania zaawansowanego, licencjonowanego oprogramowania, sprzętu i wiedzy finansowo-podatkowej.
Warto tu także wspomnieć o bezpieczeństwie danych, na które ostatnio mocno zwracają organy państwowe. Profesjonalnie prowadzone usługi księgowe biorą pod uwagę również ten aspekt, dbając o przestrzeganie przepisów RODO i bezpieczeństwa wrażliwych informacji.
Odciążenie pracowników firmy
Dotychczas mówiliśmy o outscourcingu księgowości jako wyjściu dla firm, które nie chcą lub nie mogą zatrudniać na etat specjalistów z tej dziedziny. Biuro rachunkowe może jednak okazać się także pomocne w przypadku przeciążenia zadaniami aktualnie pracujących osób. W przypadku nagromadzenia tematów czy pod koniec roku księgowego lub innego okresu rozliczeniowego, zewnętrzne usługi księgowe, traktowane jako dodatkowe zasoby, mogą wspomóc wewnętrznych pracowników.
Wady biura rachunkowego
Wiele osób uważa, że tak poważne tematy, jak księgowość nie powinny opuszczać ram organizacji. Doświadczenia innych firm wskazują jednak, że przy zachowaniu odpowiednich środków ostrożności i rozsądku współpraca z biurem księgowym może przynieść wiele dobrego, w tym pozwolić na duże oszczędności i zapewnić wyższą jakość pracy niż pracownicy etatowi.
