Jeszcze kilka lat temu outsourcing kadr i płac kojarzył się głównie z dużymi korporacjami przenoszącymi procesy administracyjne poza organizację. Dziś ten model wybierają równie chętnie startupy, które nigdy nie miały rozbudowanego działu HR, jak i średnie firmy szukające sposobu na ograniczenie kosztów stałych.
Dlaczego temat wraca teraz ze zdwojoną siłą
Prowadzenie kadr i płac we własnym zakresie to nie tylko wynagrodzenie dla specjalisty, ale też koszt licencji na system kadrowo-płacowy, szkoleń związanych ze zmieniającymi się przepisami oraz czasu poświęconego na nadzór nad poprawnością rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie pracowników te koszty stałe rzadko się zwracają, a błąd w naliczeniu wynagrodzenia czy deklaracji do ZUS bywa kosztowny niezależnie od wielkości firmy.
Dochodzi do tego rynek specjalistów kadrowo-płacowych. Znalezienie i utrzymanie doświadczonej osoby w tym obszarze nie jest łatwe, a jej nieobecność potrafi sparaliżować cały proces naliczania wynagrodzeń. Zewnętrzny partner zapewnia ciągłość obsługi niezależnie od absencji pojedynczych osób.
Nie tylko dla małych firm
Outsourcing kadr i płac coraz częściej wybierają też organizacje, które już mają wewnętrzny dział HR. Zamiast likwidować go całkowicie, przekazują na zewnątrz najbardziej czasochłonne elementy, takie jak naliczanie wynagrodzeń czy rozliczenia z urzędami, zachowując u siebie funkcje wymagające bezpośredniego kontaktu z zespołem. Dzięki temu wewnętrzny zespół może skupić się na zadaniach o większej wartości dodanej zamiast na powtarzalnej administracji.
Inny scenariusz to firmy wchodzące na nowy rynek. Otwarcie działalności w innym kraju wiąże się z koniecznością znajomości lokalnych przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych, a to obszar, w którym doświadczenie zewnętrznego partnera bywa cenniejsze niż budowanie kompetencji od zera.
Co realnie zyskuje firma
Przewidywalność kosztów to jeden z głównych argumentów, obok zgodności z przepisami, które w wielu krajach zmieniają się co roku lub częściej. Dobry partner outsourcingowy śledzi te zmiany na bieżąco, więc firma nie musi robić tego sama. Ważna jest też skalowalność: obsługa rośnie razem z liczbą zatrudnionych, bez konieczności zatrudniania kolejnych osób do działu kadr przy każdym powiększeniu zespołu.
Jak zacząć
Decyzja o outsourcingu kadr i płac zwykle zaczyna się od audytu obecnych procesów: ile osób jest zatrudnionych, w jakim modelu, jakie dokumenty i systemy są już w użyciu. Na tej podstawie można ustalić, czy lepiej sprawdzi się pełne przekazanie procesu, czy częściowe wsparcie obok istniejącego zespołu. Warto na tym etapie porozmawiać z kimś, kto na co dzień zajmuje się takimi wdrożeniami, na przykład z zespołem Meloop, żeby ocenić, który wariant pasuje do konkretnej sytuacji firmy.
Niezależnie od wielkości organizacji trend jest wyraźny: coraz więcej firm traktuje obsługę kadrowo-płacową jako proces, który wcale nie musi być prowadzony wewnętrznie, żeby działał sprawnie i zgodnie z przepisami.
