Sprawne IT jest dziś jednym z podstawowych warunków działania firmy. Komputery, poczta, systemy biznesowe, dostęp do danych, sieć czy Microsoft 365 muszą działać nie tylko poprawnie, ale również bezpiecznie i możliwie bez przestojów. Kiedy przedsiębiorstwo zaczyna potrzebować regularnego wsparcia, pojawia się pytanie: zatrudnić własnego informatyka czy skorzystać z outsourcingu? Porównanie samych miesięcznych kwot może jednak prowadzić do błędnych wniosków. Rzeczywisty koszt utrzymania IT składa się z wielu elementów, których na pierwszy rzut oka nie widać.
Etat to więcej niż miesięczne wynagrodzenie
Przy zatrudnieniu własnego informatyka najbardziej oczywistym kosztem jest wynagrodzenie. Do niego dochodzą jednak składki i pozostałe koszty pracodawcy, wyposażenie stanowiska, komputer, telefon, szkolenia czy licencje potrzebne do wykonywania pracy.
Firma ponosi również koszt rekrutacji. Znalezienie dobrego administratora może wymagać czasu, zaangażowania działu HR lub skorzystania z zewnętrznej agencji.
Nie można zapominać o urlopach, zwolnieniach chorobowych i ewentualnej konieczności zapewnienia zastępstwa.
W efekcie całkowity koszt jednego specjalisty jest wyższy niż kwota znajdująca się na jego umowie.
Jedna osoba oznacza określony zakres kompetencji
Drugim kosztem, trudniejszym do przedstawienia w tabeli, jest ograniczona specjalizacja jednego pracownika.
Firmowa infrastruktura może obejmować jednocześnie:
- komputery użytkowników i helpdesk,
- Microsoft 365,
- serwery,
- wirtualizację,
- sieć LAN i Wi-Fi,
- firewalle i VPN,
- systemy backupu,
- bezpieczeństwo,
- urządzenia mobilne,
- aplikacje biznesowe.
Bardzo dobry administrator może posiadać szeroką wiedzę, ale trudno oczekiwać od jednej osoby specjalizacji na wysokim poziomie w każdym z tych obszarów.
Jeżeli pojawia się bardziej złożony problem, firma i tak może być zmuszona do zaangażowania kolejnego wykonawcy.
Koszt przestoju często przewyższa koszt samej naprawy
Awaria infrastruktury to nie tylko faktura od informatyka.
Jeżeli przez dwie godziny nie działa system wykorzystywany przez kilkunastu pracowników, rzeczywistym kosztem jest również czas ich przestoju.
Podobnie wygląda sytuacja z niedostępnością poczty, serwera plików, systemu ERP czy łącza internetowego.
Im większa organizacja, tym większą wartość ma szybka reakcja i możliwość równoczesnego zaangażowania kilku specjalistów.
W przypadku jednoosobowego działu IT przepustowość zawsze pozostaje ograniczona możliwościami jednej osoby.
Outsourcing zmienia strukturę kosztów
W modelu outsourcingowym firma nie zatrudnia konkretnego administratora, lecz kupuje określony zakres usługi.
Może to być bieżący helpdesk, administracja systemami, utrzymanie infrastruktury, opieka nad Microsoft 365, backup, bezpieczeństwo czy monitoring.
Dobrze zorganizowana stała opieka informatyczna pozwala korzystać z wiedzy kilku specjalistów, bez konieczności tworzenia każdego stanowiska wewnątrz firmy.
Koszt może być ustalony jako abonament, pakiet godzin albo model łączący stałe utrzymanie z określoną liczbą godzin wsparcia użytkowników.
Dzięki temu wydatki na IT stają się bardziej przewidywalne.
Największą wartością może być zastępowalność
Przy własnym informatyku jego nieobecność może oznaczać brak osoby posiadającej odpowiednią wiedzę o środowisku.
Outsourcing powinien być zorganizowany inaczej.
Dokumentacja, system zgłoszeniowy i praca zespołowa pozwalają przekazać zadanie innemu administratorowi. Klient nie powinien być zależny wyłącznie od dostępności jednego specjalisty.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku awarii krytycznych, kiedy czas reakcji jest ważniejszy niż sama liczba godzin przewidzianych w umowie.
Czy outsourcing zawsze będzie tańszy?
Nie.
Jeżeli organizacja posiada bardzo dużą liczbę użytkowników, rozbudowane środowisko lub wymaga stałej obecności kilku administratorów na miejscu, własny dział IT może być ekonomicznie uzasadniony.
W wielu małych i średnich firmach sytuacja wygląda jednak inaczej. Zapotrzebowanie na IT jest zbyt duże, aby wystarczały pojedyncze interwencje, ale jednocześnie zbyt małe, aby przez cały czas wykorzystywać pełne możliwości kilku zatrudnionych specjalistów.
W takim przypadku outsourcing pozwala współdzielić dostęp do kompetencji zespołu pomiędzy wielu klientów.
Koszt ryzyka również należy uwzględnić
Porównując oba modele, warto zadać jeszcze kilka pytań.
Co stanie się, jeżeli administrator odejdzie z firmy?
Kto zna konfigurację infrastruktury poza nim?
Czy środowisko jest udokumentowane?
Kto sprawdza kopie zapasowe?
Kto odpowiada za aktualizacje i bezpieczeństwo?
Jak szybko firma otrzyma pomoc w przypadku poważnej awarii?
Brak odpowiedzi na te pytania również jest kosztem – tyle że ujawniającym się najczęściej dopiero w momencie problemu.
Model hybrydowy może być trzecim rozwiązaniem
Wybór nie zawsze musi sprowadzać się do „etat albo outsourcing”.
W wielu organizacjach najlepiej sprawdza się połączenie obu modeli.
Wewnętrzny informatyk może odpowiadać za bieżącą współpracę z użytkownikami i znajomość procesów biznesowych, natomiast partner zewnętrzny przejmuje bardziej specjalistyczne zadania, monitoring, bezpieczeństwo albo zapewnia zastępstwo.
Pozwala to zwiększyć zakres dostępnych kompetencji bez konieczności rozbudowy własnego działu o kilka kolejnych stanowisk.
Najpierw potrzeby, później kalkulacja
Nie istnieje jeden model odpowiedni dla wszystkich firm.
Przed podjęciem decyzji warto określić liczbę użytkowników, rodzaj infrastruktury, wykorzystywane systemy, wymagany czas reakcji oraz znaczenie IT dla ciągłości działalności.
Dopiero wtedy można rzetelnie porównać koszt zatrudnienia własnego specjalisty z usługą zewnętrznego zespołu.
Najtańsze rozwiązanie nie zawsze będzie najlepsze. Znacznie ważniejsze jest to, czy firma otrzyma odpowiedni poziom dostępności, kompetencji i bezpieczeństwa przy kosztach adekwatnych do rzeczywistych potrzeb.
