Z dnia na dzień na rynku usług zewnętrznych, głównie oferowanych zdalnie pojawia się coraz szersza oferta, w tym usługi wdrożenia RODO w przedsiębiorstwie. Z pozoru wdrożenie RODO nie wydaje się trudne, jednak obowiązek nałożony na firmy prawem w praktyce nastręczyć może sporo trudności, zwłaszcza gdy firma nie jest przygotowana na taką rewolucję.
Usługi z zewnątrz-wdrożenie RODO krok po kroku
Zaletą prowadzenia biznesu w XXI wieku jest między innymi to, iż praktycznie każdą czynność można zlecić na zewnątrz do zrealizowania przez firmę zewnętrzną. Do najpopularniejszych usług outsourcingowych należy rekrutacja pracowników, usługi księgowe i podatkowe, ale również transport i spedycja, jak też jednorazowo czy okresowo usługi doradztwa, w tym wdrożenie RODO krok po kroku. Cennik usług zlecanych na zewnątrz jest na tyle konkurencyjny, iż często nie jest opłacalne angażowanie rodzimego personelu w wykonywanie wybranych działań, zwłaszcza gdyby wiązało się to z wypłatą wynagrodzeń za pracę w nadgodzinach itp.
Proces wdrożenia RODO
Wdrożenie RODO wymaga przede wszystkim wyłonienia grona osób odpowiedzialnych za proces wdrożeniowy i później nadzów oraz administrację RODO. Kolejny etap prac wymaga rozeznania zagrożeń oraz potencjału gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych w firmie. Analiza procesu sprzedażowego, czy produkcyjnego rzutuje na wykorzystanie przepisów RODO. W zależności od tego jaki profil działalności dominuje w przedsiębiorstwie, wdrożenie RODO jest czystą formalnością.W przypadku firm o profilu sprzedażowym i usługowym, gdzie wykorzystywane, gromadzone i są przetwarzane dane osobowe, wówczas proces wdrożeniowy RODO jest złożony i wymaga indywidualnego podejścia.
System zarządzania danymi oraz polityka bezpieczeństwa
Kluczowym zagadnieniem w procesie wdrożenia RODO jest polityka bezpieczeństwa, która leży u podstaw RODO. To właśnie w tym celu powstał system zarządzania danymi osobowymi, w celu ich ochrony przed niewłaściwym wykorzystaniem. Firma winna poczynić stosowne inwestycje w kierunku zabezpieczenia baz danych osobowych swoich klientów, dostawców itd. Chodzi nie tylko o fizyczne przechowywanie i gromadzenie danych w rejestrze ale i zarządzanie udostępnianiem, wykorzystaniem danych w celach marketingowych, sprzedażowych i innych. W tym miejscu konieczny jest system zarządzania uzyskanymi zgodami na przetwarzanie danych i ich zakresem. Polityka bezpieczeństwa powinna przewidywać procedury na wypadek rezygnacji z udzielonej zgody, potencjalnych zagrożeń dla rejestru itp.
Gotowe rozwiązania
Zamiast opracowywać indywidualny system zarządzania danymi, ich zabezpieczenia warto skorzystać ze sprawdzonych i standardowych rozwiązań, które można udoskonalić i zmodyfikować na potrzeby konkretnej działalności gospodarczej. Wyspecjalizowane firmy w zakresie RODO oferują swoje doradztwo oraz szablony, wzory rozwiązań, dzięki czemu wdrożenie RODO jest szybkie i sprawne a przy tym konkurencyjne cenowo. To komfortowa propozycja dla przedsiębiorstwa, gdyż firma zyskuje gwarancję poprawności przeprowadzenia procesu, spełnienia formalności i dopełnienia obowiązku wobec prawa, bez obaw o bląd, pomyłke, niedopatzrenie czy niewiedzę.
