Nie tylko w biurze, ale również w domu konieczne jest zachowanie porządku w dokumentach. Jeśli kładziemy je w przypadkowym miejscu, bardzo prawdopodobne, że się zgubią i nie będzie można ich znaleźć wtedy, gdy okażą się niezbędne. W uporządkowaniu wszelkiej dokumentacji mogą pomóc artykuły biurowe, w szczególności segregatory, skoroszyty i teczki.
Porządkowanie dokumentów w biurze
W każdej firmie liczba dokumentów, które są w codziennym obiegu, jest naprawdę spora. Firmy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji księgowej, do tego dochodzą wszelkie umowy z pracownikami, klientami i kontrahentami, a także wiele dodatkowych elementów drukowanych, które wymagają właściwego przechowywania. Pierwszym krokiem, już na etapie urządzania biura, powinien być zakup szafy lub regału na dokumenty. Miejsce na biurkach czy w szufladach będzie bowiem niewystarczające.
W porządkowaniu dokumentacji przydatne są segregatory, najlepiej w twardej, wzmocnionej oprawie i z mechanizmem dźwigniowym. Dokumenty można wpinać bezpośrednio do segregatora lub po włożeniu do koszulek. Ta druga opcja jest wygodna, jeśli chcemy pogrupować dokumenty dotyczące różnych spraw lub klientów. Do bieżącego przechowywania faktur czy umów można również wykorzystać teczki, najlepiej wyposażone w gumki. Są łatwiejsze w codziennym użytkowaniu niż teczki wiązane.
Pudła do archiwizacji
W firmowej rzeczywistości mamy do czynienia z dokumentami bieżącymi, a także archiwalnymi. Te drugie to dokumenty z poprzedniego roku obrotowego oraz z lat ubiegłych. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek ich przechowywania przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Przydatne w tym celu są duże, pojemne, solidnie wykonane pudła archiwizacyjne. Można do nich wkładać całe segregatory, a także dokumenty luzem. Pudła należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, z dala od promieniowania słonecznego i wilgoci. Powinny również znajdować się tam, gdzie nie ma wstępu nikt niepowołany.
Porządki w domowych dokumentach
Poukładane dokumenty przydatne są nie tylko w biurze, ale również w domu. Jest ich, co prawda, zdecydowanie mniej, muszą mieć jednak swoje miejsce. Warto zrobić porządek w dokumentach dotyczących umów z bankami, rachunków za mieszkanie i media, wszelkich dokumentów związanych z zakupami na raty i innych, które nie powinny się zagubić ani zniszczyć.
W warunkach domowych niekoniecznie trzeba inwestować w duże, grube segregatory. Ich funkcję z powodzeniem mogą pełnić cieńsze i wygodne w użytkowaniu skoroszyty. Przydadzą się również koszulki na dokumenty, spinacze do kartek, a także karteczki samoprzylepne, które pozwolą na dobre opisanie każdego skoroszytu. Bez względu na to, czy potrzebujesz akcesoriów biurowych do przechowywania dokumentów w firmie, czy w domu, zajrzyj na dyskontbiurowy24.pl i wybierz rozwiązania, które będą idealnie dopasowane do potrzeb.
