Przepisy nakładają na przewoźników wiele obowiązków. Wśród nich można wyróżnić, między innymi, systematyczną ewidencję czasu pracy kierowców, a także pobieranie i archiwizowanie danych z kart kierowców oraz pamięci tachografów zamontowanych w pojazdach. Realizacja drugiej z wymienionych powinności może odbywać się na dwa podstawowe sposoby. Pierwsza metoda – tradycyjna – wymaga fizycznego dostępu zarówno do karty kierowcy, jak i samego pojazdu. Jest ona niezbyt wydajna i okazuje się problematyczna, choćby z tego względu, że wymusza na kierowcach częstsze przyjazdy do bazy. Alternatywna metoda, czyli zdalny odczyt tachografu, pozwala wyeliminować tę niedogodność i oferuje szereg innych korzyści, w tym m.in. ułatwienie ewidencji czasu pracy czy zapewnienie zgodności realizowanych działań z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Na czym polega zdalny odczyt tachografu i jak go prawidłowo wykonać? Poznajmy bliżej to zagadnienie!
Przepisy nakładają na przewoźników wiele obowiązków. Wśród nich można wyróżnić, między innymi, systematyczną ewidencję czasu pracy kierowców, a także pobieranie i archiwizowanie danych z kart kierowców oraz pamięci tachografów zamontowanych w pojazdach. Realizacja drugiej z wymienionych powinności może odbywać się na dwa podstawowe sposoby. Pierwsza metoda – tradycyjna – wymaga fizycznego dostępu zarówno do karty kierowcy, jak i samego pojazdu. Jest ona niezbyt wydajna i okazuje się problematyczna, choćby z tego względu, że wymusza na kierowcach częstsze przyjazdy do bazy. Alternatywna metoda, czyli zdalny odczyt tachografu, pozwala wyeliminować tę niedogodność i oferuje szereg innych korzyści, w tym m.in. ułatwienie ewidencji czasu pracy czy zapewnienie zgodności realizowanych działań z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
Na czym polega zdalny odczyt tachografu i jak go prawidłowo wykonać? Poznajmy bliżej to zagadnienie!
Dlaczego regularne pobieranie danych z tachografu jest tak ważne?
Systematyczny odczyt danych z tachografu ma duże znaczenie z kilku podstawowych powodów. Przede wszystkim jego istotna rola wynika z obowiązujących przepisów – zgodnie z nimi firmy muszą pobierać dane:
- z kart kierowców – co najmniej raz na 28 dni,
- z tachografów pojazdów – przynajmniej raz na 90 dni.
Naruszenie któregoś z tych obowiązków niesie za sobą ryzyko poniesienia kary finansowej sięgającej każdorazowo 500 złotych.
Warto przy tym zaznaczyć, że korzyści wynikające z regularnego sczytywania danych z tachografu i kart kierowców nie ograniczają się wyłącznie do pewności, że nie nastąpiło złamanie przepisów. Cykliczne pobieranie tych informacji pozwala m.in.:
- monitorować pracę kierowców i dbać o ich bezpieczeństwo poprzez kontrolowanie np. wykonywania przez nich odpowiednich odpoczynków,
- zyskiwać rzetelne dane, które później będą stanowić podstawę do rozliczeń wynagrodzeń czy diet przysługujących za delegacje,
- zapewniać sobie cenną wiedzę, na bazie której można lepiej planować trasy i optymalizować funkcjonowanie floty.
Czym jest zdalny odczyt tachografu?
W najprostszym ujęciu zdalny odczyt tachografu to nowoczesna alternatywa dla tradycyjnego, żmudnego pobierania danych z pamięci masowej tego urządzenia oraz z karty kierowcy. Wykorzystuje on możliwości oferowane przez telematykę, pozwalając zautomatyzować cały proces sczytywania informacji. Co jest potrzebne, by taki innowacyjny odczyt tachografu stał się wykonalny?
- Odpowiedni tachograf cyfrowy – aby pobieranie danych z pamięci urządzenia i karty kierowcy było możliwe, w pojeździe musi być zamontowany tachograf cyfrowy, który oferuje taką funkcję i ma ją włączoną.
- Moduł TMR i lokalizator GPS w pojeździe – moduł TMR (Tacho Memory Reader) jest podłączany do gniazd C i D umiejscowionych na tylnej ścianie tachografu. Współpracuje on z systemem telematycznym, takim jak np. Navifleet, pozwalając na przesyłanie danych z użyciem sieci komórkowej.
- Uruchomiony komputer firmowy z podłączonym do niego czytnikiem kart przedsiębiorstw (należy w nim umieścić kartę przedsiębiorstwa) oraz zainstalowaną odpowiednią aplikacją, która pełni funkcję mostu między kartą przedsiębiorstwa i czytnikiem a modułem TMR podłączonym do tachografu.
Zdalny odczyt tachografu pozwala wyeliminować konieczność sprowadzania pojazdów do bazy w celu sczytania danych. Pobieranie plików DDD, czyli standardowego formatu danych zapisywanych przez tachografy cyfrowe oraz karty kierowców, odbywa się na odległość, dzięki czemu można usprawnić proces i oszczędzić czas – zarówno kierowców, jak i osób odpowiedzialnych za administrowanie flotą.
Istotnym wyróżnikiem metody zdalnej jest również to, że umożliwia ona realne wdrożenie automatyzacji. Pliki DDD pobierane są zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem i trafiają na wskazaną skrzynkę mailową. Ryzyko przekroczenia obowiązkowych terminów jest więc maksymalnie ograniczone. Sczytane dane są również prawidłowo archiwizowane, więc w razie kontroli zawsze można się do nich odwołać.
Jak prawidłowo przeprowadzić zdalny odczyt tachografu?
Wykonanie zdalnego odczytu tachografu z wykorzystaniem nowoczesnego systemu zarządzania flotą jest bardzo proste. Jak przeprowadzić taki proces? Prześledźmy to na przykładzie systemu Navifleet.
1. Faza przygotowań
Na tym etapie kluczowe jest upewnienie się, że cały potrzebny sprzęt, o którym wspominaliśmy w poprzedniej sekcji, jest gotowy do użytku. Po zalogowaniu się do systemu Navifleet należy pobrać aplikację TachoReader. Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu użytkownik loguje się tymi samymi danymi, co w wersji webowej systemu.
2. Autoryzacja
Do komputera z dostępem do Internetu i wyłączonym trybem hibernacji należy podłączyć czytnik kart. Następnie trzeba umieścić w nim kartę przedsiębiorstwa, która jest niezbędna do autoryzacji dostępu do tachografu – bez tego nie będzie możliwe pobranie danych z karty kierowcy i pamięci masowej urządzenia. W aplikacji należy wybrać właściwy port – ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy do komputera podłączone są jednocześnie inne czytniki lub gdy korzysta się z różnych kont. Po poprawnym odczytaniu danych z karty, aplikację można zminimalizować – ważne jednak, by komputer pozostał włączony przez cały czas trwania pobierania danych z tachografu.
3. Wykonanie zdalnego odczytu tachografu – pobieranie plików DDD
Chcąc w pełni wykorzystać możliwości, jakie oferuje zdalny odczyt tachografu, warto skorzystać z automatycznego harmonogramu pobrań. Umożliwia on regularne i bezobsługowe pobieranie danych z kart kierowców oraz tachografów, zgodnie z wymaganymi przepisami. System sam kontroluje terminy i wykonuje odczyty bez potrzeby ręcznego działania. Aby możliwe było pobieranie plików DDD, należy aktywować zdalne pobieranie danych z tachografu i kart kierowców oraz określić, z których pojazdów i dla których kierowców mają być one pobierane cyklicznie. Gdy użytkownik zapewni wymagane środowisko techniczne (czyli uruchomi komputer z aktywną aplikacją TachoReader i włoży do slotu odpowiednią Kartę Przedsiębiorstwa), system będzie automatycznie monitorował harmonogram pobrań i przeprowadzał odczyty danych z kart kierowców oraz tachografów zgodnie z wymaganymi terminami. Pobrane pliki DDD trafią do systemu, gdzie zostaną poddane archiwizacji. Użytkownik, przechodząc do odpowiedniej zakładki, będzie miał do nich wygodny dostęp. Jeśli system zgromadzi komplet plików DDD od wszystkich kierowców za dany miesiąc, automatycznie wyśle zbiorczą paczkę danych gotową do rozliczeń na adres e-mail podany w ustawieniach. Warto dodać, że w razie potrzeby użytkownik może samodzielnie zlecić odczyt danych, zarówno dla pojedynczego kierowcy lub pojazdu, jak i zbiorczo, klikając odpowiednią opcję w systemie.
Jakie korzyści zapewnia zdalne sczytywanie pamięci tachografu i karty kierowcy?
Zdalny odczyt tachografu oraz karty kierowcy to duże usprawnienie zarówno w przypadku małych, średnich, jak i dużych flot. Jakie można wskazać najważniejsze korzyści zapewniane przez to rozwiązanie?
- Zgodność z przepisami – zautomatyzowany, zdalny odczyt tachografów i kart kierowców odbywa się wedle ściśle określonego harmonogramu. W rezultacie ryzyko naruszenia przepisów związanych z regularnym pobieraniem danych jest znikome.
- Brak tracenia czasu na powroty do bazy – zdalne sczytywanie pamięci tachografów i kart kierowców sprawia, że do pobrania niezbędnych danych nie jest już potrzebna fizyczna obecność pojazdu lub kierowcy w bazie. Wszystko odbywa się na odległość, co pozwala oszczędzić czas i zwiększyć efektywność floty.
- Łatwiejsze rozliczanie kierowców – automatyczne przesyłanie pobranych danych do osób, którym zadaniem jest comiesięczne rozliczanie kierowców, znacząco usprawnia ten proces i pozwala ustrzec się błędów.
Jak prawidłowo wykonać zdalny odczyt tachografu? Podsumowanie
Decyzja o postawieniu na zdalne sczytywanie pamięci tachografów i kart kierowcy jest bardzo opłacalna z perspektywy organizacji użytkującej flotę pojazdów. To sprawdzony sposób na wymierną oszczędność czasu, automatyzację żmudnych procesów i usprawnienie comiesięcznego rozliczania kierowców. Wykonywanie zdalnych odczytów tachografów jest proste i wygodne – wystarczy wdrożyć w firmie odpowiedni system telematyczny, taki jak np. Navifleet, a także niezbędny sprzęt w postaci m.in. modułu TMR oraz lokalizatora GPS w pojeździe, by móc czerpać cenne korzyści z tego innowacyjnego rozwiązania.
