Dzisiejszy biznes jest biznesem z zadyszką – bo, aby utrzymał się on na odpowiedniej pozycji, wciąż musi on doganiać nowe technologie i rozwiązania. Jak wiadomo, lepsze jest wrogiem dobrego, dlatego coraz efektywniejsze działania wypierają tradycyjne rozwiązania. Prawdopodobnie, już niedługo tradycyjne sekretariaty i biura zostaną zastąpione przez wirtualne.
Wirtualne kontra realne
Mądry biznesmen wie, że koszty są tym, co należy bezlitośnie ciąć, a tradycyjne rozwiązania tym, co powinno się stale udoskonalać. W skutecznym biznesie zawsze należy być o krok do przodu i wykorzystywać wszystkie możliwości do tego, aby odciąć kosztożerny balast i szybko wypłynąć na szerokie wody. Rekiny biznesu nie wylegują się na mieliznach, tylko stale gonią za efektywnymi rozwiązaniami. Jedną z coraz powszechniejszych praktyk jest rezygnowanie z tradycyjnego biura i sekretariatu, na rzecz wirtualnego biura. Mało kto może dziś pozwolić sobie na utrzymanie sztabu pełnoetatowych pracowników i wynajmowanie powierzchni w prestiżowych biurowcach. Dodatkowo, dzisiejszy biznes jest biznesem mobilnym, więc rozwiązania muszą za nim nadążyć. Sekretariat powoli więc przenosi się do świata wirtualnego, gdzie można zlecić jego prowadzenie wykwalifikowanym profesjonalistom. Płacimy wtedy tylko za konkretne działania, a nie za bezproduktywne godziny przesiedziane w biurze – dzięki czemu koszty utrzymania takiego biura są znacznie niższe od tych, jakie poniesiemy, utrzymując te tradycyjne.
Ale o co chodzi z tym wirtualnym biurem?
Chodzi o to, by nie płacić za coś, czego nie potrzebujemy, a jedynie za efekty tych działań. Nie płacimy za wynajęcie pełnoetatowego pracownika, ale opłacamy usługę, którą wykonuje i raportuje za nas firma zewnętrzna. W stosunku do biur tradycyjnych, te wirtualne dają nam więcej kontroli i nad poziomem i kształtem obsługi naszego biura i klientów. Pomoc wirtualnych biur może rozpocząć się już na etapie zakładania firmy – często możemy skorzystać z profesjonalnych porad prawników czy księgowych i założyć optymalny rodzaj i formę działalności. Wirtualne biuro pozwala także na zarejestrowanie swojej firmy pod prestiżowym adresem – w dużych biurowcach w największych polskich miastach. Wirtualny adres jest także adresem realnym – gdyż w razie potrzeby, możemy korzystać z danego biurowca i na przykład spotykać się tam z klientami. Wirtualny, prestiżowy adres zwiększa zaufanie poważnych partnerów biznesowych i pozwala uniknąć kłopotliwego rejestrowania firmy na adres domowy. Poza adresem, zyskujemy także możliwość korzystania z pełnej obsługi telefonicznej i korespondencyjnej. Pracownicy wirtualnego biura odbierają telefony i korespondencję, prowadząc przy tym regularne raporty z każdego działania (są one regularnie przesyłane na maila, a także umieszczane na specjalnym panelu internetowym, który jest dostępny 24h na dobę). Poza tym, pracownicy wirtualnego biura mogą być pośrednikami między biznesmenem a klientami – prezentować ofertę, odpowiadać na pytania i przyjmować reklamację. A biznesmen, w tym czasie może po prostu siedzieć z laptopem pod palemką lub podróżować w poszukiwaniu kolejnych zleceń. A wszystko to znacznie taniej niż przy prowadzeniu tradycyjnego biura. Wszystko to składnia do wniosku, że już niebawem typowe biura będziemy znali jedynie z historii, bo przecież w biznesie nie ma miejsca na nieefektywne rozwiązania i liczy się mądre i świeże spojrzenie.
